Direct Mail is de voordelige formule voor uw geadresseerde zendingen. Om gebruik te maken van Direct Mail moet uw zending aan deze voorwaarden voldoen:

• Uw mailing bestaat uit minstens 50 stukken (bij afgifte in een Postkantoor) of minstens 500 stukken (bij afgifte in een (Hyper) MassPost Center.
• Uw hele zending voldoet aan een van de volgende omschrijvingen: commerciële boodschappen of promoties, boodschappen die de klantervaring positief beïnvloeden, preventie- en sensibiliseringsmededelingen van algemeen belang, nieuwsbrieven op regelmatige tijdstippen.
• U respecteert de regels van de voorbereiding, aankondiging en afgifte van uw zending. Ga in de brochure 'Toegangscriteria voor Direct Mail-tarieven van bpost' na of uw zending in aanmerking komt voor de voordelige tarieven van Direct Mail. Of gebruik onze online tool 'Addressed Mail Checker'.

Lees de brochure 'Toegangscriteria voor Direct Mail-tarieven van bpost' 

U hebt 3 mogelijkheden om uw Direct Mail te frankeren : 1. Frankeermerk Port Betaald: dat is de gemakkelijkste manier om uw Direct Mail te frankeren. Download het frankeermerk en print het op uw zendingen. U betaalt wanneer u de zending komt afgeven of u ontvangt een factuur als u recht hebt op een uitgestelde betaling. 2. Frankeermachine: frankeer uw zendingen met de frankeermachine tegen het Non-Priortarief, afhankelijk van het gewicht en het formaat van uw zending:

• Small: genormaliseerd Non-Priortarief
• Large en Large+: niet-genormaliseerd Non-Priortarief

U krijgt het verschil terugbetaald tussen het Non-Priortarief en het Direct Mail-tarief met korting. De administratieve kosten van € 12,40 worden nog in mindering gebracht. Bij afgifte van uw zending geeft u ons het rekeningnummer waarop we het bedrag mogen terugstorten.  3. Frankeermerk Uitgestelde Vergoeding: de Uitgestelde Vergoeding is een frankeerwijze voorbehouden voor openbare besturen. Daarvoor hebt u een contract nodig. Download online het UV-frankeermerk en druk het rechts bovenaan uw zendingen. U ontvangt maandelijks een factuur voor al uw gedeponeerde zendingen. Meer informatie over het frankeren en voorbereiden van uw zendingen vindt u in onze MassPost-gids. Let op: als u frankeert met postzegels, profiteert u niet van het voordelige Direct Mail-tarief.

Voor Direct Mail zijn er 3 formaten toegelaten: Small, Large en Large+. U vindt een samenvatting van de formaten in onderstaande fiche. Twijfelt u over het formaat van uw zending? Controleer het online met onze tool. Laat u uw zending graag valideren door bpost? Of wil u checken of uw speciale formaat in orde is? Vraag dan een validatie aan. U krijgt binnen de 48 uur een antwoord. Bekijk de fiche met de 3 formaten Controleer het formaat van uw zending 

Om gebruik te maken van een Direct Mail tegen voordelige tarieven zijn deze zaken belangrijk:

Wees er zeker van dat de inhoud van uw boodschap commercieel, gericht op klantenbinding, een boodschap van algemeen belang of een regelmatige nieuwsbrief is. Check de criteria in de brochure 'Toegangscriteria voor de Direct Mail-tarieven van bpost' of gebruik de online tool Adressed Mail Checker.

Respecteer de maximaal toegestane formaten en gewichten.

 Laat uw mailing drukken met het Port Betaald-frankeermerk (PB), Uitgestelde Vergoeding (UV), of door een frankeermachine.

 Geef uw zending af in een erkend Postkantoor (gebundeld in pakketten van 50 of 100 met een maximum van 3000) of vanaf 500 exemplaren in een MassPost Center

Als u uw Direct Mail afgeeft in een MassPost Center, dan zijn deze bijkomende stappen nodig:

Bereid uw zending voor volgens de regels van het MassPost Center en maak bij voorkeur een afspraak met het MassPost Center voor de afgifte.

Vul het afgifteborderel in op papier of via de tool e-MassPost online.

Meld u aan aan het loket van het MassPost Center met het afgifteborderel en 2 exemplaren van uw Direct Mail voor validatie. En betaal.

Zet uw zending op de kade van het MassPost Center.

Als u een contractuele Direct Mail-klant bent, kijk dan naar de specifieke voorwaarden en afspraken in uw contract. Kijk in onze gebruikersgids voor de frankeermachine

1. Afgifte in een erkend Postkantoor voor zendingen van 50 tot 3000 stuks met een maximum van 10 zakken en/of 270 kg: bundel uw zendingen in pakketten van 50 of 100. Als u meerdere zendingen hebt, hou ze dan goed uiteen. 2. Afgifte in een (Hyper) MassPost Center: stop uw zendingen in een blauwe zak of verpak ze in een container of op pallets. Dat verpakkingsmateriaal bestelt u via het (Hyper) MassPost Center. Gesorteerde zendingen geven recht op een extra operationele korting.

Direct Mail is een geadresseerde reclamezending tegen een voordelig tarief. Om gebruik te maken van Direct Mail zijn er voorwaarden rond de inhoud, aankondiging, voorbereiding en afgifte. Het tarief per stuk hangt af van:

• De plaats van de afgifte: erkend Postkantoor of (Hyper) MassPost Center
• Het formaat: Small, Large of Large+
• Het gewicht
• De periode van de bezorging: maandag of dinsdag, woensdag of donderdag of weekzekere uitreiking

Verdeelt u jaarlijks 200 000 of meer Direct Mail-zendingen? In dat geval moet u een contract afsluiten met bpost. Het tarief van uw contract wordt berekend op basis van de basistarieven van DM Easy, DM Boost of DM Intense – afhankelijk van uw contract. U krijgt een korting op basis van uw geschatte jaarbudget en de tariefformule die u kiest: Instant Advantage of Progressive Advantage. U profiteert nog van extra kortingen per afgifte naarmate de voorbereiding, bijvoorbeeld voor de sortering. Neem contact op met uw accountmanager voor meer informatie. Of vul ons contactformulier in en krijg snel reactie. Ontdek de verschillende formules Ontdek de tarieven van Direct Mail in 'Reclamezendingen' 

Een aankondiging van een afgifte in e-MassPost annuleren, doet u via 'Overzicht afgiftes'. Vind de juiste aankondiging en klik op 'Annuleren'. Let op: hebt u een Direct Mail-contract en koos u voor Booking Discount? Dan mag u nog dingen wijzigen vanaf 4 dagen voor de afgifte tot de dag van de afgifte. De afspraken verschillen voor de verschillende DM-producten. Door wijzigingen aan te brengen, kan u uw Booking Discount verliezen. Kijk de kosten op uw factuur na voor laattijdige aanpassingen en annulaties. Fiche DM Boost  Fiche DM Easy  Fiche DM Intense 

Wanneer u uw zendingen mag afgeven, hangt af van de periode van de bezorging.    U geeft uw zending in principe 2 of 3 dagen voor de start van de bezorging af. Vallen er feestdagen in die week of dagen met een aangepaste dienstverlening? Dan kan het moment van afgifte en de start van de bezorging wijzigen. Kijk in de kalender met uitzonderingen.

Hebt u een DM Easy-contract? Dan hoeft u uw afgifte niet aan te kondigen via e-MassPost. De aankondiging is wel verplicht als u een zending verzendt met DM Boost of DM Intense. U krijgt toegang tot e-MassPost als u uw Direct Mail-contract ondertekent en u de tool niet eerder gebruikte.

Neem contact op met uw accountmanager of met onze klantendienst.

Om externe professionals te vinden voor de opmaak, druk en verzending van uw Direct Mail of andere reclamezendingen, kan u terecht op het partnerplatform van bpost. Let op: bpost mengt zich niet tussen u en de aanbieders op het platform. We willen het u alleen gemakkelijker maken om partijen te vinden. bpost kan wel helpen als u een bedrijf zoekt dat erkend is voor Mail ID-technologie. Mail ID is een methode om elektronische adresbestanden gemakkelijk te delen met bpost. Het bestaat uit 2 elementen:

• Een uitwisselingssysteem voor elektronische adressenbestanden
• De aanmaak van een unieke Mail ID-barcode voor elk adres

Als u die technologie gebruikt, hebt u op voorhand een certificaat van bpost nodig voor elk type zending. Als u een Direct Mail verzendt met DM Boost of DM Intense, dan moet u sowieso gebruikmaken van de Mail ID-technologie. Vraag aan het bemiddelingsbedrijf of die al over zo'n certificaat van bpost beschikt. Of vraag meer informatie aan uw accountmanager bij bpost.

• U verzendt tussen de 50 en de 3 000 stuks met een maximum van 10 zakken en/of 270 kg? En u wil de afgifte graag in uw buurt doen? Lever uw Direct Mail-zending dan af in een erkend Postkantoor. Ga daarvoor naar onze online tool, kies voor 'Direct Mail' en vind het dichtstbijzijnde Postkantoor.
• U verzendt meer dan 500 stuks en profiteert graag van de voordeligste tarieven? Doe de afgifte van uw zending dan in een (Hyper) MassPost Center.

Voor grote volumes is het handiger om een beroep te doen op een bemiddelingsbedrijf. Als specialist nemen ze u de verzending via bpost helemaal uit handen.

• Wil u uw zending laten ophalen? Gebruik dan Collect & Send.

U hebt een contract voor Collect & Send: geef uw zending dan gewoon mee.

U hebt geen contract voor Collect & Send: vraag een eenmalige ophaling aan via Collect On Demand.

In beide gevallen moet u uw afgifte aankondigen via e-MassPost. Frankeert u met Port Betaald of Uitgestelde Vergoeding? Kijk dan alle afspraken goed na. Raadpleeg de lijst met MassPost Centra, met hun adresgegevens en openingsuren Zoek een erkend Postkantoor

Dat kan. Het tijdstip waarop we de zendingen tellen kan soms afwijken van het tijdstip waarop we de zendingen bij u uitreiken. Er zijn verschillende redenen die ervoor zorgen dat een zending de volgende dag niet bij u wordt geleverd: een onvolledig adres, geen barcode, een mechanisch probleem, een slechte lezing van het adres, een verkeerde sortering, ... Daarom ziet u dat er een verschil is tussen het aantal dat op het borderel staat en het aantal dat u die dag hebt ontvangen.

Bij de berekening van de kosten moet u rekening houden met:

• Opmaak: tekst, vormgeving, foto's, ...
• Adresbeheer: gegevens huren of kopen, bestanden opschonen, ...
• Druk
• Frankeerkosten
• Transport

U kan voor die verschillende stappen een beroep doen op professionele partners. Daar hangen de kosten ook van af.

Deze documenten brengt u mee bij afgifte van uw Direct Mail: 1. In een erkend Postkantoor: 2 exemplaren van uw zending, die worden gecontroleerd en bewaard. bpost heeft het recht om 1 of 2 exemplaren bij te houden. 2. In een (Hyper) MassPost Center:

• 2 exemplaren* van uw zending, die worden gecontroleerd en bewaard. bpost heeft het recht om 1 of 2 exemplaren bij te houden.
• Ingevuld afgifteborderel of de goedkeuring van uw afgifte als u e-MassPost gebruikt.

* Voor DM Boost en DM Intense: als u een zending afgeeft met verschillende gewichten, dan moet u een exemplaar per gewicht voorzien.

Wil u een beroep doen op een drukker of bemiddelingsbedrijf voor de planning, aankondiging, data-uitwisseling, voorbereiding van de zending en/of afgifte? U beheert zelf wie u toegang geeft tot de tools van bpost. Uw accountmanager helpt u daarbij. Voor e-MassPost: als u een contract afsluit voor Direct Mail en u gebruikte onze tools nog niet, dan krijgt u toegang tot e-MassPost op het moment van de ondertekening. 1 persoon binnen uw organisatie krijgt de rechten van administrator. En hij of zij kan anderen toegang geven en hun rechten beheren. Hebt u hulp nodig? Kijk in onze User Management-gids of neem contact op met onze klantendienst of uw accountmanager.

Het hangt ervan af bij welke stap in de e-MassPosttool u zit:

• Als u uw aankondiging alleen hebt bewaard (stap 5 in de tool), dan kan u alles nog veranderen: plaats en datum van afgifte, aantallen, formaten, ...
• Als u uw aankondiging hebt gevalideerd (stap 6), dan moet u die aankondiging volledig annuleren en een nieuwe starten om zaken te wijzigen.

U vindt alle bewaarde en gevalideerde zendingen terug in e-MassPost onder 'Overzicht afgiftes'. Tip: valideer de aankondiging van uw afgifte als de hoeveelheid en het gewicht van uw zending definitief zijn. Let op: hebt u een Direct Mail-contract en koos u voor Booking Discount? Dan mag u nog dingen wijzigen vanaf 4 dagen voor de afgifte tot de dag van de afgifte. De afspraken verschillen voor de verschillende DM-producten. Door wijzigingen aan te brengen, kan u uw Booking Discount verliezen. Kijk de kosten op uw factuur na voor laattijdige aanpassingen en annulaties. Fiche DM Boost  Fiche DM Easy  Fiche DM Intense 

De inhoud van uw Direct Mail werd gecheckt en valt niet onder de voorwaarden om het voordelige tarief te genieten. Die check deden we bij de start, op uw vraag voor validatie, in e-MassPost of op het moment van de afgifte op basis van de 2 exemplaren van uw zending. Het zou kunnen dat u een gemengde zending hebt aangeboden – een deel kwam in aanmerking en een deel niet. In dat geval valt de volledige zending onder het goedkoopste tarief van de standaardbrief. Als uw zending niet erkend werd als Direct Mail, dan ontvangt u daar een e-mail over met de reden. Ga in de brochure 'Toegangscriteria voor Direct Mail-tarieven van bpost' na of uw volgende zending in aanmerking komt voor de voordelige tarieven van Direct Mail. Of gebruik onze online tool 'Addressed Mail Checker'. Lees de brochure 'Toegangscriteria voor Direct Mail-tarieven van bpost'

bpost doet er alles aan om uw Direct Mail tijdig en correct te bezorgen. Als u koos voor een uitreiking op maandag en dinsdag, dan ontvangt een deel van uw doelgroep de reclamezending maandag en een deel op dinsdag. Om zeker te zijn dat iedereen uw Direct Mail ontving, wacht u dus beter tot na dinsdag. Uw Direct Mail is niet te traceren zoals bij pakjes of Aangetekende Zendigen. Het is dus niet mogelijk om uw reclamezending te volgen.