Question 1

Comment obtenir une Carte de Procuration postale ?

Accepted Answer

Pour commander votre Carte de Procuration en ligne :Complétez les informations en ligne ;Ajoutez le(s) document(s) demandés ;Payez en ligne ou par virement.Pour commander votre Carte de Procuration dans un Bureau de Poste :Téléchargez, imprimez et complétez le formulaire de demande;Prévoyez les documents nécessaires : une copie recto-verso de la pièce d'identité du représentant légal de l'organisation ; une preuve de représentation ou de nomination attestant que la personne qui a signé le formulaire est légalement autorisée à le faire au nom de l'organisation (ex : extrait des statuts) ;En cas de déménagement récent pas encore enregistré au Moniteur belge : une copie de l'attestation officielle du changement d'adresse ;Rendez-vous dans le Bureau de Poste de votre choix pour introduire votre demande et effectuer le paiement. La Carte est envoyée dans les 2 semaines qui suivent le paiement.

Question 2

Qui peut légalement réceptionner les Recommandés pour une entreprise ?

Accepted Answer

Pour garantir la sécurité des envois Recommandés, bpost est soumise à des règles juridiques auxquelles elle ne peut déroger. Lors de la remise d’envois Recommandés à une organisation (société, association…), bpost est tenue de les remettre :soit à une personne légalement autorisée à réceptionner ce type d’envoi (ex : représentant légal). Celle-ci doit alors prouver sa qualité en présentant un document officiel;soit à un mandataire disposant d’une Procuration pour réceptionner l’envoi en question ou les envois Recommandés en général.

Question 3

Est-il possible d'envoyer des recommandés électroniques ?

Accepted Answer

Non, il n'existe pas encore actuellement de recommandés électroniques.

Question 4

Suffit-il de montrer au facteur les statuts de mon organisation ou entreprise pour montrer que je suis habilité à recevoir des Recommandés ?

Accepted Answer

Si vous n'avez pas de Procuration postale, seul le représentant légal de l'organisation peut se présenter (muni des statuts de son organisation et de sa carte d’identité) dans le Bureau de Poste ou le Point Poste où le Recommandé a été mis à sa disposition. Sa carte d'identité et un extrait des statuts de son entreprise attestent qu'il est légalement autorisé à recevoir l'envoi Recommandé.

Question 5

En tant qu'entreprise, comment centraliser la réception des Recommandés auprès d'une ou plusieurs personnes ?

Accepted Answer

Il existe 2 possibilités :La Procuration via la Banque-Carrefour des Entreprises (gratuite)Via le site sécurisé de la Banque-Carrefour des Entreprises, un représentant légal peut désigner les personnes autorisées (représentants légaux compris) à réceptionner les envois Recommandés adressés à son organisation.La Procuration via la Banque Carrefour des Entreprises est nominative : seules les personnes mentionnées sur le document sont autorisées à réceptionner les Recommandés.La Carte de Procuration de bpost (payante) :Elle vous permet de mandater facilement une ou plusieurs personnes pour réceptionner les Recommandés de votre organisation. La Carte de Procuration est non nominative : elle peut être utilisée par plusieurs personnes.Les Recommandés sont remis à toute personne qui présente la Carte. Un avantage non négligeable en cas de rotation ou d'absence du personnel.

Question 6

Combien de temps la Procuration reste-t-elle valable ?

Accepted Answer

La Carte de Procuration a une durée de validité de 3 ans.Consultez le tarif ici

Question 7

À quoi sert le code-barres ?

Accepted Answer

Le code-barres, présent sur tous les envois recommandés, permet d'en assurer la traçabilité, du dépôt jusqu'à la distribution. Vous pouvez suivre vos recommandés via le Track &amp; Trace et dans l'app My bpost.

Question 8

Ma Carte de Procuration est usée. Comment la faire remplacer ?

Accepted Answer

Si votre Carte est devenue illisible suite à un usage normal, bpost la remplace gratuitement. Contactez notre Service clientèle au 02 201 11 11 pour communiquer les données de votre Carte (n° de Carte, numéro PRS, nom de l'organisation, type de Carte). Vous recevrez votre nouvelle Carte dans un délai de 2 semaines.

Question 9

Faut-il montrer une pièce d'identité au facteur, en plus de ma Carte de Procuration ?

Accepted Answer

Oui, car bpost est légalement tenu de garder une preuve de la remise correcte des Recommandés, pendant 13 mois. Vous devez donc présenter :la Carte de Procuration, qui prouve que vous avez le droit de réceptionner les Recommandés adressés à la société;votre carte d'identité, pour que le facteur puisse enregistrer à qui il a remis le Recommandé, en cas de recherche ultérieure.

Question 10

Je voudrais que l'ensemble de mes employés puissent réceptionner des Recommandés. Est-ce possible ?

Accepted Answer

La Carte de Procuration postale de bpost est non nominative. Il suffit donc d'en mettre une seule à la disposition de vos employés.&nbsp;Elle pourra être utilisée par toute personne qui la présente, même en l'absence de la personne habituelle.Si vous ne pouvez pas présenter de Carte de Procuration, le facteur déposera le Recommandé au Bureau de Poste ou Point Poste, où il sera à votre disposition pendant la durée mentionnée sur l'avis remis par le facteur.

Question 11

Comment faciliter le renvoi de l'Avis de Réception au moment de la réception des listes ?

Accepted Answer

Prenez soin de détacher tous les Avis de Réception qui accompagnent les Recommandés, au moment où vous les scannez.Complétez-les (signature + nom et prénom de la personne qui a signé).Joignez-les au récapitulatif que vous remettez le lendemain au facteur.

Question 12

Ma société a plusieurs noms. Comment faire pour la Carte de Procuration ?

Accepted Answer

La Carte de Procuration sera établie sur base de la dénomination officielle de votre société. Si vous utilisez plusieurs dénominations commerciales, veuillez contacter notre Service Clientèle. Il vous fournira un document à compléter attestant des différentes dénominations, et qui pourra être présenté au facteur.

Question 13

Je n'ai pas reçu ma Carte de Procuration. Que faire ?

Accepted Answer

Vérifiez d'abord en interne que la Carte n'est pas parvenue à un de vos collègues : la Carte est envoyée à l'adresse et à la société mentionnées lors de la commande, pas à une personne de contact. Si vous ne la trouvez pas, veuillez contacter notre Service Clientèle.

Question 14

Mon entreprise déménage. Faut-il changer de Carte de Procuration ?

Accepted Answer

Non, ce n'est pas nécessaire car la Carte ne mentionne aucune adresse.

Question 15

Comment annuler ma Carte de Procuration ?

Accepted Answer

Si vous ne souhaitez plus utiliser votre Carte de Procuration, il vous suffit de la détruire.

Question 16

Mon entreprise change de nom. Faut-il changer de Carte de Procuration ?

Accepted Answer

En cas de changement de nom de votre société, vous devez commander une nouvelle Carte de Procuration pour permettre au facteur de faire le lien avec le nouveau nom sur le courrier.

Question 17

Je ne retrouve plus ma Carte de Procuration. Que faire ?

Accepted Answer

Pour éviter que la Carte perdue ou volée ne soit utilisée de manière frauduleuse par un tiers, nous n’envoyons pas de duplicata. Vous devrez donc demander, à vos frais, une nouvelle Carte en suivant la procédure d’une nouvelle demande.Commandez une Carte de Procuration Postale bpost&nbsp;

Question 18

Que faire des Recommandés qui ne sont pas pour moi ?

Accepted Answer

Vous devez les scanner et les refuser dans l'Outil de Validation et vous pouvez les remettre le lendemain au facteur, avec le récapitulatif. Vous n'avez pas encore accès à notre Outil de Validation? Demandez-le via le formulaire en ligne ci-dessous.

Question 19

Le facteur m'a apporté une liste qui ne correspond pas aux Recommandés reçus. Que faire ?

Accepted Answer

Scannez-les, en indiquant que vous ne les acceptez pas. Remettez-les le lendemain au facteur.

Question 20

Ma carte de procuration expire bientôt ou a déjà expiré. Que faire ?

Accepted Answer

Vous recevez une notification par courrier un mois avant la date d'expiration de votre carte de procuration. Cette carte de procuration ne pouvant pas être renouvelée, il vous faut en demander une nouvelle en ligne ou dans un Bureau de Poste. Vous recevrez votre nouvelle carte dans les 2 semaines suivant la réception du paiement.

Question 21

Comment réceptionner le courrier recommandé de nos résidents ?

Accepted Answer

En tant qu’accueil d’un établissement de type hôpital, maison de retraite, institution militaire, prison, ou autre, vous avez la possibilité de réceptionner les courriers recommandés de vos résidents ou de votre personnel.Pour ce faire, le/la responsable de l’établissement doit remplir une Déclaration d’engagement pour envois recommandés (formulaire X333). La personne réceptionnant le courrier recommandé doit présenter ce document ainsi que sa carte d’identité. L’employé(e) bpost prendra une photo de ces documents.Remarque&nbsp;: si le recommandé est adressé à l’établissement en premier lieu avec la mention «&nbsp;à l’attention de + nom du résident&nbsp;», la personne signataire devra également présenter une procuration postale.

Question 22

Comment réceptionner le courrier recommandé d’une de nos marques ou dénomination commerciale ?

Accepted Answer

Si un recommandé est adressé à une de vos marques ou à une dénomination commerciale qui diffère du nom officiel de votre société, il est néanmoins possible de le réceptionner.Pour ce faire, le représentant légal de la société doit remplir une Déclaration d’engagement pour envois recommandés (formulaire X333). La personne réceptionnant le recommandé doit présenter ce document ainsi que sa carte d’identité. L’employé(e) bpost prendra une photo de ces documents.Remarque&nbsp;: si le recommandé est adressé au nom officiel de la société en premier lieu avec la mention «&nbsp;à l’attention de + destinataire&nbsp;», la personne signataire devra présenter une procuration postale.

Question 23

Puis-je obtenir une facture pour ma carte de procuration ?

Accepted Answer

Oui, dans eShop et uniquement si vous êtes assujetti à la TVA, vous avez la possibilité de demander une facture pour les produits commandés, y compris pour la carte de procuration.

Question 24

Comment fonctionne l'Outil de Validation ?

Accepted Answer

1. Connectez-vous à l'Outil de Validation : pas encore d'accès ? Demandez-le via le formulaire en ligne ci-dessous.2. Scannez le code-barres de la liste.3. Scannez un par un les Recommandés livrés par le facteur.4. Lors de la clôture, l'Outil compare ce que vous avez scanné avec ce qui avait été scanné au préalable par le facteur et vous permet de réceptionner les Recommandés que vous avez réellement reçus.

Question 25

Mon entreprise ou organisation reçoit une grande quantité de Recommandés quotidiennement. Comment faciliter leur traitement ?

Accepted Answer

bpost met à votre disposition un Outil gratuit pour valider facilement vos Recommandés. Il vous suffit d'avoir un accès au portail business de bpost, d'avoir un scanner et d'être en possession de la liste remise par le facteur.Il n'y a pas de volume minimum pour pouvoir utiliser l'Outil, mais il faut impérativement que les Recommandés soient accompagnés d'une liste.Vers l'Outil de ValidationVous n'avez pas encore accès à notre Outil de Validation? Demandez-le via le formulaire en ligne ci-dessous.

Question 26

Comment commander un scanner pour l'Outil de Validation ?

Accepted Answer

Tous les scanners récents sont normalement supportés. Il n’est cependant pas possible d’utiliser les lecteurs de codes-barres de smartphones.Vous n'avez pas encore accès à notre Outil de Validation ? Demandez-le via le formulaire en ligne ci-dessous.

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