Politique en matière de protection de la vie privée

Dernière révision le 26.08.22


 

1. Objet et but de cette politique générale de confidentialité

Depuis sa création, bpost attache une grande importance à la vie privée et c'est l'une des valeurs fondamentales sur lesquelles repose sa politique. L'exemple le plus clair est le respect strict du secret de la correspondance (secret de la correspondance) conformément à la constitution belge et à la Convention européenne de sauvegarde des droits de l'homme et des libertés fondamentales. 
Dans un monde de plus en plus numérique, bpost doit collecter et traiter des données personnelles afin de fournir les produits et services qu'elle propose.
La présente politique générale en matière de protection de la vie privée explique de manière générale comment bpost collecte et traite vos données personnelles lorsque vous utilisez les sites web de bpost (www.bpost.be et d'autres sites web), les applications, les produits et les services ou lorsque vous interagissez avec bpost d'une autre manière (par exemple en appelant le call center de bpost).
Pour les sites web spécifiques de bpost (p.ex. https://career.bpost.be/fr), les applications (p.ex. My bpost), les produits et les services, bpost fournit en outre une politique de confidentialité spécifique par site web, application, produit ou service. Cette politique de confidentialité spécifique doit être lue conjointement avec la présente politique générale de confidentialité. La politique de confidentialité spécifique à chaque site web, application, produit et service est disponible sur le site web concerné et dans l'application concernée.
En cas de conflit entre la politique générale de confidentialité et la politique spécifique de confidentialité, la politique spécifique de confidentialité prévaudra.

2. Qui est le responsable du traitement des données ?

Le responsable du traitement est bpost, une société anonyme de droit public dont le siège social est situé Boulevard Anspach 1 boîte 1, 1000 Bruxelles BE 0214.596.464. Ci-après également dénommés "nous" ou "notre".

 

3. Quelles sont les données personnelles que nous collectons, à quelles fins et sur quelle base juridique ?

Données personnelles
bpost collecte et traite les catégories suivantes de données à caractère personnel :

  • Données d'identification telles que le nom, le prénom et la signature
  • Coordonnées (telles que fournies directement par les personnes concernées ou telles qu'indiquées sur une lettre ou un colis)
  • Coordonnées telles que l'adresse électronique et le numéro de téléphone
  • Détails du courrier ou des colis envoyés dans le cadre des activités postales et de colis de bpost
  • Données relatives aux transactions, telles que des informations sur les produits ou services achetés, le numéro de TVA et le numéro de société.
  • CV et autres informations communiquées dans le cadre d'une demande d'emploi chez bpost via le site web des carrières (https://career.bpost.be)
  • Des informations en ligne et techniques telles que des informations sur l'utilisation des sites Web et des applications de bpost, des adresses IP et des informations sur l'appareil utilisé pour accéder aux sites Web et aux applications de bpost, la préférence linguistique sur le site Web et le comportement sur le site Web (par exemple, les pages visitées sur les sites Web de bpost).
  • Les informations résultant de votre interaction avec bpost, telles que les réactions aux enquêtes de satisfaction, le contenu des courriers électroniques et les plaintes.
  • Les informations dérivées qui sont des informations que bpost déduit de certaines données personnelles.
  • Les appels téléphoniques et les données y afférentes (c'est-à-dire l'identification de l'appelant, le numéro de téléphone, l'heure et la durée de l'appel et le service auquel l'appel se rapporte) en cas de contact avec le centre de contact de bpost ou tout autre contact téléphonique avec bpost (par exemple avec le centre de vente).
  • Images des caméras (voir le point 4)

Ces données personnelles sont collectées via les sites et applications de bpost, les formulaires numériques ou papier, par e-mail ou par téléphone ou via des cookies et des technologies similaires et, en ce qui concerne les images de caméra, lorsque vous visitez les sites de bpost. Pour plus d'informations sur les cookies et les technologies similaires, veuillez vous reporter à notre politique en matière de cookies.
En principe, bpost ne collecte pas de données personnelles auprès des enfants. Les produits et services de bpost ne sont pas destinés aux enfants et bpost ne fait pas la promotion ou la commercialisation de ses produits ou services auprès des enfants. Si vous pensez que nous avons collecté et utilisé des données personnelles relatives à un enfant sans le consentement approprié (d'une personne compétente et habilitée à donner son consentement), veuillez nous en informer en utilisant le formulaire d'information afin que nous puissions immédiatement supprimer ces données de nos systèmes et apporter les autres corrections nécessaires.

Finalités et bases légales
Les finalités et les bases légales du traitement des données à caractère personnel sont exposés dans le tableau ci-dessous.
Si bpost souhaite traiter vos données personnelles à d'autres fins, elle vous demandera votre autorisation si nécessaire.


Objectifs

Motifs juridiques

Pour la fourniture de services postaux et de colis, pour la négociation, la conclusion et/ou l'exécution d'un contrat que vous (ou votre organisation) concluez ou avez conclu avec bpost en rapport avec des produits et/ou services spécifiques, pour la fourniture et le suivi des produits et/ou services demandés, pour la gestion de ces contrats, pour la facturation et les encaissements dans le cadre de ce(s) contrat(s)

Si bpost a conclu un contrat avec la personne concernée, le traitement à ces fins est nécessaire pour la conclusion ou l'exécution du contrat entre bpost et la personne concernée. 
En l'absence d'un tel contrat avec la personne concernée, le traitement sera nécessaire pour l'intérêt légitime de bpost à traiter les données relatives aux personnes dans le cadre de ces contrats.
Certains traitements peuvent également être nécessaires à une obligation légale incombant à bpost.

Pour pouvoir traiter votre question, communication ou demande et, le cas échéant, y répondre (par exemple pour vous fournir les informations demandées sur les produits ou services de bpost), dans le cadre d'une candidature ou d'une offre ou d'une demande d'offre, pour le support et le traitement des incidents concernant les produits ou services de bpost, pour la gestion générale de la clientèle

Si bpost a conclu un contrat avec la personne concernée, le traitement à ces fins est nécessaire pour la conclusion ou l'exécution du contrat entre bpost et la personne concernée. 
Si la question, la communication ou la demande n'est pas liée à un contrat entre la personne concernée et bpost ou si la réponse ou l'interaction avec la personne concernée n'est pas strictement nécessaire à l'exécution du contrat, le traitement est fondé sur l'intérêt légitime de bpost à assurer de bonnes relations avec ses clients ou des tiers.

Améliorer les sites web, les applications, les produits et les services de bpost (par exemple, en recueillant des informations par le biais d'enquêtes de satisfaction, d'études de marché ou d'enregistrements d'appels téléphoniques).

Ce traitement est fondé sur l'intérêt légitime de bpost à améliorer et adapter en permanence ses sites web, applications, produits et services.
En cas d'appel au service bancaire (Postinfo, option 1 du 02 278 50 44), le traitement est fondé sur l'obligation légale découlant de la législation MiFID II (directive 2014/65/UE concernant les marchés d'instruments financiers et modifiant la directive 2002/92/CE et la directive 2011/61/UE).

Améliorer ses processus de tri et de distribution afin que le courrier arrive dans la bonne boîte aux lettres (par exemple, en utilisant des techniques de reconnaissance automatisée pour identifier les adresses incorrectes ou incomplètes et en comparant ces adresses incorrectes ou incomplètes avec les données d'adresses correctes dont dispose bpost dans ses bases de données opérationnelles utilisées pour la distribution du courrier (par exemple, la base de données avec les adresses des points de distribution physiques).

Ce traitement est fondé sur l’article 3, §3 de l’arrêté royal relatif aux services postaux du 14 mars 2022 pour la correction des adresses.
Ce traitement est fondé sur l'intérêt légitime de bpost à optimiser ses processus de tri et de livraison et à garantir ainsi que le courrier est remis au bon destinataire.

Envoyer de la publicité, personnalisée ou non, sur les produits et services de bpost par courrier ou par e-mail, ou au sein des applications de bpost ; afficher de la publicité, personnalisée ou non, sur les sites web de bpost ou au sein des applications de bpost.
Pour certains produits et services (dans la mesure où cela est précisé dans la politique de confidentialité spécifique), bpost utilise les médias sociaux pour montrer aux clients des publicités personnalisées sur les produits et services de bpost, uniquement sur la base de leur comportement sur le site web (qui est collecté via des cookies ou des technologies similaires).

Ce traitement est fondé sur l'intérêt légitime de bpost à promouvoir ses produits et services.
Lorsque la loi l'exige, votre consentement sera demandé.

Pour envoyer des messages informatifs ou opérationnels concernant les produits et services de bpost (par exemple, des messages concernant les changements de législation qui affectent l'utilisation des services et produits de bpost ; des messages concernant le fonctionnement opérationnel de bpost ; des messages concernant la validité de certains produits comme les timbres) et pour envoyer des avertissements concernant des pratiques illégales qui pourraient affecter les clients de bpost ou les utilisateurs d'applications (par exemple, l'envoi d'alertes concernant des pratiques de phishing qui abusent du nom de bpost).

Si bpost a conclu un contrat avec la personne concernée, le traitement à ces fins est nécessaire pour la conclusion ou l'exécution du contrat entre bpost et la personne concernée.
Si la communication n'est pas liée à un contrat entre la personne concernée et bpost ou si elle n'est pas strictement nécessaire à l'exécution du contrat, ce traitement est fondé sur l'intérêt légitime de bpost à informer ses clients et les utilisateurs de ses applications sur des questions relatives aux produits et services de bpost et à s'efforcer ainsi d'améliorer ses services, compte tenu également de sa position d'entreprise de droit public.

Pour le traitement des demandes en ligne

Ce traitement des données à caractère personnel est nécessaire à la conclusion (éventuelle) d'un contrat avec bpost.

Pour répondre aux demandes concernant les données personnelles (par exemple, accès ou suppression) sur la base du règlement général sur la protection des données.

Le traitement des données à caractère personnel dans le cadre de ces demandes est nécessaire afin de respecter une obligation légale qui incombe à bpost (RGPD articles 12-22).

Assurer la sécurité de son personnel et de ses biens, et si nécessaire, recueillir des preuves d'accidents, de vols ou d'autres incidents au moyen de caméras de surveillance

Le traitement des données à caractère personnel au moyen de caméras de surveillance est fondé sur l'intérêt légitime de bpost à protéger son personnel et ses biens.
Pour plus d'informations sur les caméras de surveillance, veuillez vous reporter au point 4 .

Evaluer ou réaliser une acquisition, une fusion, une scission, une restructuration, une réorganisation, une dissolution ou toute autre vente ou transfert de tout ou partie des actifs de bpost, que ce soit par transfert de tout ou partie de l'activité, ou dans le cadre d'une faillite, d'une liquidation ou d'une procédure similaire, lorsque les données à caractère personnel détenues par bpost font partie des actifs transférés

Le traitement à ces fins est nécessaire pour l'intérêt légitime de bpost à effectuer lesdites transactions commerciales afin de mettre en œuvre ses stratégies commerciales ou de développer ses activités.

A des fins de comptabilité, de lutte contre les fraudes, les crimes et les infractions, de gestion des litiges et de toute procédure judiciaire, afin de se conformer aux obligations légales ou aux décisions judiciaires.

Ces traitements sont nécessaires à une obligation légale à laquelle bpost est soumise ou, en l'absence d'une telle obligation, à l'intérêt légitime de bpost à se défendre en justice et à lutter contre la fraude, les délits et les infractions.

 

4. Où bpost utilise-t-il les caméras de surveillance ?

bpost a installé des caméras de surveillance dans les lieux privés accessibles au public afin d'assurer la sécurité de son personnel et de ses biens, d'une part, et d'éclaircir les circonstances d'un accident, d'un vol ou d'un autre incident, d'autre part.
Sur les principaux sites de bpost (centres de tri, siège social, EMC/Brucargo, Jemelle, atelier d'emboutissage de Malines, Cargoville), les images sont visualisées en temps réel par les opérateurs d'une salle vidéo externe certifiée qui, si nécessaire, demande une intervention en cas de violation, de dommage ou de trouble de l'ordre public.
Dans les autres sites de bpost, les images sont consultées par bpost ou le centre de surveillance externe certifié en cas de vol, d'incidents ou d'alarmes.

5. L'utilisation de vos données personnelles à des fins commerciales

bpost utilise également les données des clients à des fins commerciales. Par exemple, pour vous envoyer des publicités ou pour des analyses visant à mieux connaître nos clients. À cette fin, bpost veut donner à ses clients le contrôle de leurs données : vous décidez quelles données nous pouvons utiliser. À cette fin, nous avons mis au point un système de cinq niveaux de confidentialité qui permettent des utilisations différentes des données. Vous pouvez choisir parmi ces niveaux et gérer votre choix à tout moment via notre tableau de bord "Vos données, votre choix". En fonction du service, cette communication à des fins commerciales se fera par différents canaux tels que le courrier, l'e-mail, le téléphone ou via des plateformes publicitaires (telles que Google, Facebook, Twitter, LinkedIn, etc.). Cela est également précisé dans la déclaration de confidentialité spécifique applicable.

Nos niveaux de confidentialité
Niveau Limité - "Informations strictement opérationnelles" : Avec ce premier niveau, bpost n'utilisera pas vos données à des fins commerciales. Vous ne recevrez donc pas de publicité de la part de bpost. Aucun profil commercial ne sera créé à votre sujetet vous continuerez à recevoir des communications à des fins opérationnelles. Vous ne pouvez pas y mettre fin tant que vous êtes client, car ces communications sont nécessaires pour que bpost exécute son contrat avec vous en tant que client.
Niveau Complémentaire - "Informations supplémentaires recommandées" : Si vous choisissez ce niveau, vous recevrez des publicités, mais elles ne seront pas personnalisées et aucun profil ne sera créé à votre sujet. Seules vos données d'utilisateur seront utilisées pour vous envoyer des publicités de produits ou de services similaires à ceux pour lesquels vous êtes notre client. En effet, nous avons un intérêt légitime à envoyer ce type de publicité à nos clients (soft opt-in).
Niveau Optimal - "Informations sur mesure" : Ce niveau correspond à une publicité personnalisée pour les produits, services et applications bpost. Cette utilisation n'aura lieu que si vous avez donné votre consentement. À partir des données personnelles que bpost collecte concernant votre utilisation de nos sites web, applications, services ou produits, bpost déduit des informations concernant vos intérêts et préférences. Sur la base de ces intérêts et préférences, bpost crée des profils et utilise ces profils pour envoyer ou afficher des publicités personnalisées. Nous utilisons donc les données relatives aux utilisateurs et aux transactions. Pour savoir ce que sont les données d'utilisateur et les données de transaction, veuillez-vous référer aux déclarations de confidentialité spécifiques des produits, services et applications. Il est important de noter que nous n'utilisons pas toutes ces données. Par exemple, nous n'utiliserons jamais la copie d'une carte d'identité, votre photo (si nous en disposons) ou votre numéro d'immatriculation national dans des analyses commerciales ou pour établir des profils vous concernant.
Comment pouvez-vous ajuster votre niveau de confidentialité ?

6. bpost utilise-t-elle vos données personnelles à des fins de profilage ou de prise de décision automatisée ?

bpost ne procède pas systématiquement à une prise de décision automatisée au sens de l'article 22 du Règlement général sur la protection des données, à savoir une prise de décision automatisée ayant une conséquence juridique ou significative pour vous. Ce serait le cas, par exemple, lorsque la décision de s'abonner ou non à un service particulier est prise par un programme informatique sans l'intervention d'un employé de bpost.
Exceptionnellement, si bpost devait prendre des décisions automatisées dans le cadre d'un site web, d'une application, d'un produit ou d'un service spécifique, cela serait indiqué dans la politique de confidentialité spécifique applicable au site web, à l'application, au service ou au produit.

7. Avec qui partageons-nous vos données personnelles ?

Dans le cadre des finalités visées sous le point 3 , bpost peut faire appel à des prestataires de services qui traitent les données personnelles au nom et pour le compte de bpost. Ces prestataires de services peuvent être des tiers ou d'autres entités du groupe bpost. Dans ce cas, ces prestataires de services agissent en tant que sous-traitants. En particulier, bpost peut faire appel à des sociétés fournissant les services suivants : services d'hébergement et de TIC, services de marketing, services logistiques, services d'archivage.
bpost peut également transférer vos données personnelles à des consultants et des prestataires de services professionnels agissant en tant que contrôleurs de données, tels que des avocats, des comptables et des auditeurs. Vos données personnelles peuvent également être transférées à des tiers dans le cadre d'une transaction d'entreprise telle qu'une scission, une fusion ou une acquisition.
Lorsque cela est indiqué dans la politique de confidentialité spécifique, pour certains produits et services, bpost peut également partager des aspects du comportement des clients sur le site web avec les médias sociaux afin de montrer à ces clients des publicités personnalisées sur les produits et services de bpost ou d'empêcher l'affichage de publicités moins pertinentes de bpost. 
bpost peut également communiquer vos données personnelles à des tiers si la loi l'y oblige ou suite à une demande ou un ordre des autorités.
Si nécessaire, bpost demandera votre consentement avant de divulguer vos données personnelles à des tiers. bpost ne louera ni ne vendra vos données personnelles à des tiers, à moins que vous n'ayez donné votre consentement spécifique à bpost pour le faire.

8. Vos données personnelles sont-elles transférées vers des pays situés en dehors de l'espace économique européen ?

Certains prestataires de services ou tiers auxquels vos données personnelles sont transférées peuvent être situés dans un pays hors de l'Espace économique européen où les règles de protection des données diffèrent de celles applicables en Belgique et ailleurs dans l'Espace économique européen. Dans un tel cas, bpost prend les mesures nécessaires pour assurer un niveau approprié de protection de vos données personnelles et fournit au moins une des garanties suivantes :

  • Les données personnelles sont transférées vers un pays qui est réputé offrir un niveau de protection adéquat des données personnelles. C'est le cas des pays pour lesquels la Commission européenne a émis une décision d'adéquation, comme le Royaume-Uni.
  • Pour les transferts vers des pays réputés ne pas offrir un niveau de protection adéquat (appelés "pays tiers"), bpost prévoit des garanties supplémentaires, telles que la conclusion de clauses contractuelles types de la Commission européenne, qui assurent que les données personnelles bénéficient d'une protection équivalente à celle offerte dans l'Espace économique européen.

Dans les cas où bpost utilise les clauses types contractuelles de la Commission européenne pour les transferts vers des pays tiers, bpost a également procédé à une analyse du niveau de protection offert par la législation de ces pays tiers et, le cas échéant, a pris des mesures supplémentaires pour garantir que le niveau de protection est essentiellement équivalent à celui de l'Espace économique européen. De plus amples informations sur ces mesures (y compris une copie des clauses types) peuvent être obtenues en contactant bpost comme décrit dans Point 12 "Comment contacter bpost".

9. La durée de conservation de vos données personnelles

En principe, bpost ne conserve vos données personnelles que le temps nécessaire aux fins décrites (en tenant compte des délais légaux de conservation et/ou de prescription applicables).
Les données à caractère personnel liées à des documents contractuels (par exemple, un abonnement à un service bpost) sont conservées pendant une période maximale de 10 ans après la fin de votre contrat avec bpost.
Les données personnelles relatives aux demandes, requêtes et plaintes sont conservées pendant 12 mois après le traitement de la demande, de la requête ou de la plainte.
Les images des caméras sont conservées pendant 30 jours et les appels téléphoniques pendant un maximum de 6 mois.
Pour des informations plus détaillées sur la période de conservation des sites web, applications, produits et services spécifiques, veuillez vous référer à la politique de confidentialité spécifique applicable, disponible sur le site web concerné et dans l'application concernée.

10. Quelles sont les mesures de sécurité des données prises par bpost ?

bpost prend des mesures de sécurité techniques et organisationnelles pour protéger vos données personnelles contre la destruction, la perte, la modification, l'accès ou l'utilisation abusive. Cela comprend des mesures visant à limiter autant que possible l'accès aux données à caractère personnel et à ne l'accorder que lorsque cela est nécessaire. Les employés qui ont accès aux données ont été informés de leurs obligations en matière de sécurité des données. Les mesures de sécurité sont régulièrement révisées et ajustées afin de garantir un niveau de sécurité approprié.

11. Quels sont vos droits concernant vos données personnelles ?

En vertu du règlement général sur la protection des données, vous disposez des droits suivants :

  • Droit d'accès - Vous avez le droit d'accéder aux données personnelles que bpost traite à votre sujet et d'obtenir une copie de ces données personnelles (sous réserve de certaines exceptions).
  • Droit de rectification et d'effacement - Vous avez à tout moment le droit de faire rectifier ou effacer gratuitement vos données personnelles par bpost, pour autant que les conditions légales soient remplies. Les données personnelles dont bpost a besoin pour exécuter les commandes en cours ou qu'elle est légalement tenue de conserver ne peuvent être supprimées.
  • Restriction du traitement - Vous pouvez demander à bpost, sous réserve du respect des dispositions légales applicables, de restreindre le traitement de vos données.
  • Droit à la portabilité des données - Sous certaines conditions, vous avez le droit à la portabilité des données personnelles que vous avez fournies.
  • Objection - Vous pouvez vous opposer au traitement à des fins publicitaires ou au traitement pour les intérêts légitimes de bpost. Vous pouvez même le faire sans justification pour le traitement des données personnelles à des fins de marketing direct.
  • Retrait du consentement - Si bpost traite vos données personnelles sur la base de votre consentement, vous avez le droit de le retirer à tout moment. Toutefois, ce retrait n'affectera pas la légalité du traitement de vos données personnelles pour la période précédant le moment du retrait et pour les activités de traitement fondées sur une autre base juridique.
  • Plainte auprès de l'autorité compétente - Vous avez toujours le droit de contacter l'autorité de contrôle de la protection des données de l'État membre de l'Espace économique européen où vous résidez normalement, où vous avez votre lieu de travail (le cas échéant) ou où la violation présumée a eu lieu, et de déposer une plainte le cas échéant. Pour la Belgique, il s'agit de l'Autorité de protection des données (https://www.autoriteprotectiondonnees.be/).

Si vous souhaitez exercer vos droits à l'égard de bpost, vous pouvez le faire en contactant bpost via les coordonnées fournies à l'adresse suivante point 12 "Comment puis-je contacter bpost ?".
Lorsque nous obtenons des données personnelles directement de vous, vous êtes généralement libre de décider de fournir ou non ces données à bpost, sauf en cas d'obligation légale. Si vous ne souhaitez pas fournir vos données personnelles, il se peut que vous ne puissiez pas utiliser les produits ou services offerts par bpost, que vos questions ne reçoivent pas de réponse et/ou que vous ne puissiez pas conclure un contrat avec bpost.

12. Comment puis-je contacter bpost ?

Pour toute question, plainte ou exercice de vos droits, veuillez contacter bpost et son délégué à la protection des données :

  • En ligne via le formulaire web approprié.
  • Par courrier à l'adresse suivante : bpost, à l'attention du Bureau de la protection des données, Boulevard Anspach 1 boîte 1, 1000 Bruxelles .

Pour des raisons de sécurité, nous vous demandons d'accompagner vos demandes de vos coordonnées complètes et d'un moyen de vérifier votre identité (par exemple, une copie du recto de votre carte d'identité ou de votre permis de conduire sur laquelle la photographie et le numéro du registre national ou de la carte doivent être illisibles). bpost se réserve le droit de demander des preuves documentaires supplémentaires si nécessaire.
bpost peut refuser les demandes qu'elle juge excessives ou qui constituent un abus du droit en question.

13. Modifications de la présente politique générale de confidentialité

bpost se réserve le droit de modifier la présente politique générale de confidentialité afin, entre autres, de l'adapter à une modification de la prestation de services ou à des modifications des exigences légales et/ou réglementaires. Les modifications apportées à la présente politique générale de confidentialité entrent en vigueur au moment de la publication. Nous vous recommandons de toujours consulter la version la plus récente. La date de la dernière révision sera mentionnée au début de la présente politique générale de confidentialité.