Voor de meeste Europese landen en gebieden hoeft u geen douanedocumenten in te vullen en volstaat een verzendetiket. Er zijn wel enkele uitzonderingen.  Voor pakjes naar niet-EU-landen dient u volgende documenten toe te voegen.

• het CN23-document met een kopie ervan (meer info over douanedocumenten):
  • Op dit document dienen de verschillende velden ingevuld te worden:
    • afzender
    • geadresseerde
    • telefoonnummer en e-mail van de ontvanger
    • HS-code (GS code): wereldwijd hanteren douanes de uniforme HS-code (Harmonized System) om goederen te identificeren. Raadpleeg FOD Financiën voor de juiste code.
    • Land van oorsprong
    • Details van de zending
• Voeg altijd twee exemplaren van de factuur of pro forma factuur toe
• Voor zendingen met een waarde van meer dan € 1.000 voegt u ook een Enig Administratief Document toe.

Voor de volgende landen van de Europese Unie heeft u geen douanedocumenten nodig: België Bulgarije Cyprus Denemarken Duitsland Estland Finland Frankrijk Griekenland Hongarije Ierland Italië Kroatië Letland Litouwen Luxemburg Malta Nederland Oostenrijk Polen Portugal Roemenië Slovenië Slowakije Spanje Tsjechië Zweden       Sinds 1 janauri 2021 zijn er voor het Verenigd Koninkrijk wel douanedocumenten verplicht.  Uitzonderingsgebieden binnen Europa Er zijn enkele gebieden die binnen het grondgebied van de Europese Unie liggen, maar niet tot het fiscale gebied van de EU behoren. Als u een pakje naar een van deze uitzonderingsgebieden verzendt, dan dient u ook douanedocumenten toe te voegen. Uitzonderingsgebieden: Äland Ceuta Livigno Andorra DOM (Departements d'Outre-Mer) Meer van Lugano Berg Athos Eiland Man Melilla Büsingen Gibraltar Monaco Campione D'italia Helgoland San Marino Canarische eilanden Kanaaleilanden

Als de douane uw pakje tegenhoudt, is de kans groot dat er informatie ontbreekt over uw pakje. De bestemmeling wordt vervolgens gecontacteerd. Om ervoor te zorgen dat hij uw pakje ontvangt, zal hij die informatie moeten bezorgen en de kosten betalen.

U kan de status van uw pakje steeds volgen in de My bpost app of via onze Track & Trace. Als uw pakje door de douane is goedgekeurd, wordt het overgedragen aan bpost en verschijnt de status "Verwerking door bpost". Daarna zorgt bpost voor de levering. Hou er rekening mee dat dit proces meerdere dagen kan duren. Verzendt u een pakje naar het buitenland, dan hangt het af van de lokale douane of u een nieuwe status ontvangt. Zodra de douane het pakje vrijgeeft, wordt het door de lokale post bij de bestemmeling geleverd.

HS staat voor Harmonized System. In het Nederlands wordt ook over GS-code (Geharmoniseerd Systeem) gesproken. Dit is een uniform systeem van codes dat douanes wereldwijd hanteren om goederen te identificeren. Elk type goederen heeft een eigen HS-code. Variërend van dieren, planten, textiel, machines, wapens, stenen en metalen tot meubels, speelgoed, kunst, drank en chemische producten. Wanneer een zending over de grenzen van de Europese Unie gaat, komt hij langs de douane in het land van bestemming. Voor deze douaneplichtige zendingen is de 6-cijferige HS-code noodzakelijk op het verplichte CN23-formulier. Op basis van de code berekent de douane de invoerrechten waarna de zending kan worden vrijgegeven. U kan de juiste HS-code voor uw producten vinden op de website van FOD Financiën:

• Zoek op productnaam
• Navigeer in de productencataloog

De douane heeft het recht om uw pakje te openen voor een inklaring of bij een vermoeden van misdrijf of fraude.

Als u een pakje verzendt naar een land buiten de Europese Unie dan moet de bestemmeling invoerkosten betalen volgens de lokale douaneregelgeving. Deze kosten kan u als verzender niet op u nemen.