Masspost

Grâce à des envois bien préparés, vous bénéficiez d’un traitement plus rapide de vos envois et de tarifs plus intéressants. Suivez pas à pas les 6 étapes ci-dessous et effectuez vos dépôts de masse dans les meilleures conditions.

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Masspost

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Introduction

  • Qu'appelle-t-on un dépôt de masse?
    • Dépôt de minimum 500 pièces (de type lettres) ou de minimum 20 pièces (de type paquets) à tarif dégressif
    • Envois affranchis via un port payé (PP) ou à l'aide d'une machine à affranchir
  • Qu'est qu'un MassPost ?
    • Un (Hyper) Centre MassPost est un point de livraison pour vos dépôts de masse.
    • Centre MassPost : Il en existe 18 répartis dans toute la Belgique. Ils ont chacun une capacité d'accueil de maximum de 50.000 lettres Small Format ou 20.000 lettres Large/Large+/Special Format par dépôt.
    • Hypercentre MassPost (situé en centre de tri) : Il en existe 6 en Belgique. Ils n'ont aucune limite d'accueil du nombre d'envois. Toutefois, vous serez amené à planifier vos dépôts de plus de 100.000 envois Small Format, 50.000 envois Large ou Large+ Format.
    • Vous trouverez la liste complète de nos points de dépôt de masse ici
    • Les Hypercentres MassPost sont généralement accessibles jusqu'à 17h00 (21h00 pour certains dépôts effectués sous contrat). Consultez ici les conditions vous permettant d'effectuer un dépôt tardif au tarif standard.
    • Certains types de produits (tels que les abonnements poste ou les journaux adressés) ne peuvent être déposés que dans les (Hyper) Centres MassPost
  • Conditions pour déposer en (Hyper) Centre MassPost
    • Posséder un numéro PP, ou une machine à affranchir.
    • Avoir un accord/contrat avec bpost
    • Respecter les règles du Guide MassPost en termes de quantité minimum, de conditionnement, de planning, etc.

Guide Masspost

Ce guide pratique vous aidera à effectuer vos dépôts de masse dans les meilleures conditions. Des envois bien préparés vous font bénéficier de tarifs plus intéressants et d'un traitement plus rapide de vos envois.(*)

Format et mise en page

Format Small
Format Small
Format Large
Format Large
Format Large+ (carte postale)
Format Large+
Format Special

Les normes de couleurs Pantone et leur équivalent quadri définissent les couleurs acceptées (Small, Large) ou conseillées (Large+) comme couleur de fond dans la zone d’adressage en plus de la couleur blanche.

Consulter les couleurs Pantone ici

Adressage

Une adresse bien libellée est une adresse lisible, complète, précise et qui ne présente aucune ambiguïté. L'application de ces quelques recommandations très simples optimise davantage la qualité et la rapidité du tri et de la distribution de vos envois. Aidez-nous à mieux vous servir!

Consultez le guide complet sur l'adressage ici

Pour tout détail lié à la position de l'adresse par format, consultez notre guide Masspost:

  • Ici pour le format Small
  • Ici pour le format Large
  • Ici pour le format Large+

Pour bien rédiger vos adresses selon les règles de l'art, cliquez ici

Pour trouver les détails des points ci-dessous, cliquez ici

  • Contraste
  • Police de caractère
  • Taille de la police
  • Caractéristiques du bloc adresse
    • Espace
    • Alignement
    • Inclinaison
    • Ponctuation et caractères spéciaux
    • Chiffres

Des abréviations peuvent uniquement être utilisées lorsque le nombre de caractères par ligne (espaces entre les mots non compris) dépasse 50 caractères.

Retrouvez le tableau récapitulatif des abréviations et les spécificités pour les numéros de bâtiments ici

Retrouvez les caractéristiques et le positionnement de l'adresse retour ici

Mail ID

Afin d'améliorer le traitement et la distribution de vos envois, bpost a développé la technologie Mail ID. Elle repose sur l'utilisation de codes-barres et sur l'échange de fichiers électroniques d'adresses entre le client et bpost. Le recours à Mail ID n'est possible que pour les dépôts effectués sous contrat pour vos envois Small, Large et Large+ Format.

Envie d'optimiser le taux de reconnaissance de vos adresses contenues dans votre fichier électronique? Pour tout renseignement complémentaire : customer.operations@bpost.be

Tri par tournée et séquence V2

Le tri par tournée et séquence est un mode de tri utilisé pour les formats LARGE et LARGE+. Le conditionnement se fait en liasses directes (et non en bacs). Dans chaque liasse, les envois sont rangés suivant un ordre logique par tournée facteur et dans l'ordre croissant des séquences de distribution. Ce genre d’envoi est obligatoirement pourvu d’un code-barres Mail ID et d’une référence de séquence.

Règles générales de conditionnement

  • Ce qu'il faut savoir sur les conteneurs, les palettes et les bacs cliquez ici
  • Pour en savoir plus sur le conditionnement en Palletbox Mail, consultez notre poster
  • Comment ranger les envois dans les bacs ? cliquez ici
  • Ce qu'il faut savoir sur l'enliassage des envois cliquez ici

Les Options de pré-tri

vos lettres :

Pour obtenir plus de détails sur le conditionnement des autres produits, cliquez sur les liens ci-dessous :

Planification et annonce de dépôt

Afin d'organiser au mieux la réception de vos dépôts et ainsi garantir la distribution de vos envois dans les temps, il est nécessaire d'annoncer votre dépôt dans un (Hyper) Centre MassPost. Pour ce faire, 2 possibilités s'offrent à vous :

1. Annoncer votre dépôt via e-MassPost :
Grâce à cette application Internet, entièrement gratuite, vous pouvez annoncer vos dépôts massifs et exécuter toutes les opérations suivantes :

  • l'annonce de vos dépôts
  • la gestion de vos dépôts
  • le suivi en ligne de vos dépôts, même si vous travaillez avec des tiers
  • la visualisation de vos contrats
  • le téléchargement de vos données de dépôt
  • la gestion des utilisateurs (internes et externes)
  • la planification de vos dépôts

Si vous n'avez pas encore accès à l'application e-MassPost, vous pouvez demander un compte utilisateur e-MassPost à votre contact commercial ou en appelant le Service Centre au numéro 022/ 01 11 11.

2. Utiliser un bordereau papier :
Ce document papier, à remplir manuellement, doit être déposé au guichet du (Hyper)Centre MassPost afin d'obtenir une autorisation de dépôt. Vos trouverez la liste des bordereaux disponibles ci-dessous :

Remarques :

  • Certains produits (tels que les envois Clean Mail) ne peuvent pas être annoncés à l'aide de ce type de bordereau.
  • N'oubliez pas de prendre rendez-vous avec votre (Hyper)Centre MassPost.
  • Lors de votre dépôt munissez-vous toujours des documents suivants :
    - un bordereau de dépôt (appelé aussi autorisation de dépôt)
    - deux spécimens (uniquement pour les envois Direct Mail et les produits Presse)

Règles générales pour la planification de vos dépôts :

  1. La planification de vos dépôts se fait exclusivement via l'application e-MassPost
  2. Il suffit de créer et d'enregistrer votre dépôt 5 jours ouvrables avant le dépôt*.

La planification des dépôts suivants est obligatoire :

  1. Dépôt volumineux d'envois adressés
    Tout dépôt de minimum 100.000 envois de format Small, 50.000 envois de format Large et Large+ doit être planifié au minimum 5 jours ouvrables avant le dépôt.
  2. Tout dépôt de minimum 200.000 envois de format Small ou Large et Large+ doit être planifié 30 jours calendrier avant la date du dépôt via e-MassPost.

Cas particuliers :

  1. Recommandés
    Les dépôts comportant plus de 1.000 envois recommandés doivent être annoncés par e-MassPost au moins un jour à l'avance.
  2. Distripost
    Pour plus d'information sur la marche à suivre, cliquez ici ou procédez à votre planification via notre outil en ligne.
  3. bpack
    Tout dépôt supérieur à 500 paquets doit être signalé 7 jours avant la date de dépôt effective via l'application e-MassPost ou grâce au fichier "planning des dépôts volumineux".

Dépôt ou enlèvement

bpost possède de nombreux points de dépôt pour vos envois de masse. Découvrez les informations relatives aux (Hyper)Centres MassPost ici. N'oubliez pas de prévenir votre (Hyper)Centre MassPost de l'heure de livraison attendue de votre dépôt.

Tout dépôt effectué dans un (Hyper) Centre MassPost doit toujours être accompagné des documents suivants:

  • une autorisation (ou un bordereau) de dépôt
  • deux spécimens (uniquement pour les envois Direct Mail et les produits Presse)

Les informations reprises dans le bordereau d'annonce doivent correspondre aux caractéristiques réelles du dépôt physique. En cas d'erreur, le résumé de dépôt reprendra les informations correctes.

Il existe 3 types de dépôts :

  • Un dépôt livré le même jour
  • Dans le même (Hyper) Centre MassPost
  • N'oubliez pas de vous munir des documents requis.(autorisations et specimens)
  • Un dépôt livré à différents moments le même jour
  • Dans le même (Hyper) Centre MassPost
  • Les conditions à remplir pour un dépôt étalé sont les suivantes :
    • Les envois doivent être déposés le même jour dans le même (Hyper) Centre MassPost
    • Les différents envois doivent appartenir à la même autorisation/au même bordereau de dépôt
    • Le dépôt doit comporter le nombre minimal d'envois suivant :
      • envois de format SMALL : 20 000 pièces
      • envois de format LARGE, LARGE+ : 5000 pièces.
    • Non disponible pour le DM Easy
  • Un dépôt livré sur plusieurs jours ouvrables
  • Uniquement en Hypercentre MassPost
  • Dans un seul ou plusieurs Hyper Centre MassPost
  • Les conditions à remplir pour un dépôt scindé sont les suivantes :
    • le dépôt total doit comporter le nombre minimal d'envois Direct Mail suivant :
      • envois de format SMALL : 500.000 exemplaires
      • envois de format LARGE : 250.000 exemplaires
    • le nombre exact d'envois doit être communiqué lors du premier dépôt partiel.
    • le dépôt doit être planifié 30 jours à l'avance afin que bpost puisse vous contacter pour convenir d'un arrangement afin de discuter de l'organisation et de la planification de votre dépôt.

Dépôt et heures de dépôt

Afin de garantir la distribution de vos envois dans les temps, il est nécessaire d'effectuer le dépôt à l'heure convenue dans le (Hyper) Centre MassPost. Retrouvez les horaires de dépôt dans notre guide Masspost

Les clients ayant pris rendez-vous sont prioritaires par rapport aux clients n'ayant pas pris rendez-vous

Procédure d'échange des moyens de conditionnement :
Pour vous assurer un contingent optimal de vos palettes, containers, bacs et sacs, consultez la procédure dans notre guide Masspost ici

Paiement

Les moyens de paiement traditionnels sont à votre disposition : le paiement cash (limité à 3000 euros par dépôt) et les paiements électroniques.

Sous réserve d'approbation par nos services financiers, un délai de paiement peut aussi vous être octroyé (facturation). Pour plus d'informations, vous pouvez contacter notre Service Centre.

bpost vient chercher vos lettres, vos paquets et vos envois recommandés affranchis ou non affranchis sur votre lieu de travail.

Vous choisissez :

  • la fréquence de l’enlèvement du courrier (de 1 à 5 fois par semaine ou de manière occasionnelle)
  • le lieu de l’enlèvement
  • la tranche horaire de l’enlèvement (en concertation avec bpost)

Les formules disponibles :

Collect & Send

bpost enlève vos lettres, envois recommandés et paquets déjà affranchis sur votre lieu de travail à une fréquence régulière ou occasionnellement à la demande.

Retrouvez les combinaisons poids/volume autorisées et toutes les informations sur le service Collect & Send ici.

Transport - Enlèvement par camion

Pour les volumes supérieurs à ceux pris en charge par Collect & Send. Obtenez plus d’information sur le service Transport ici.

Collect & Stamp

bpost enlève vos lettres, envois recommandés et paquets non affranchis et gère le traitement, l’affranchissement et l’introduction dans le circuit postal de vos envois.

Retrouvez les combinaisons poids/volume autorisées et toutes les informations sur le service Collect & Stamp ici.