Masspost | Een afgifte voorbereiden of aankondigen

MassPost - Een afgifte voorbereiden of aankondigen

MassPost

Voor grote afgiftes post en pakjes

  • Profiteer van voordelige tarieven
  • Snellere behandeling van uw zendingen
  • Ook voor zendingen naar het buitenland

Introductie

Wanneer spreken we over een grote afgifte?

  • Afgifte van minimum 500 stukken (brieven/drukwerken) of van minimum 20 pakjes
  • Met Port Betaald (PB) gefrankeerde zendingen of gefrankeerd met een frankeermachine

Over MassPost?

  • Een MassPost Center of Hyper MassPost Center is een leveringspunt voor uw grote afgiftes.
  • MassPost Centra: Er bestaan 18 Mass Post Centra in België. Ze beschikken over een maximale afgiftecapaciteit van 50 000 Small Format-zendingen, 20.000 Large/Large+ Format-zendingen per afgifte.
  • Hyper MassPost Centra (in een sorteercentrum): Voor de 6 Hyper MassPost Centra in België zijn er geen maximale afgiftelimieten. Hoe dan ook is het verplicht om vooraf uw zending in te boeken vanaf meer dan 100 000 zendingen Small Format of meer dan 50.000 Large of Large+ Format
  • Hier vindt u de volledige lijst met onze afgifteplaatsen voor grote afgiften.
  • Hyper MassPost Centra zijn meestal tot 17 u. open (tot 21 u. voor sommige afgiftes onder contract). Gelieve hier de voorwaarden te vinden om een late afgifte aan standaardtarief te doen.
  • Sommige producten (zoals postabonnement of geadresseerde dagbladen) mogen enkel in een (Hyper)MassPost Center afgegeven worden.

Voorwaarden om in een (Hyper) MassPost Center af te geven

  • Gebruik maken van een PB-nummer of een frankeermachine
  • Of een akkoord/contract hebben met bpost
  • De regels uit MassPost Gids respecteren (in termen van minimum hoeveelheid, conditionering, planning, enz.)

Masspost gids

Deze praktische gids helpt u om uw grote afgiftes aan betere voorwaarden af te geven. Goed voorbereide zendingen zijn goedkoper en sneller te behandelen.

Formaat en lay-out

De Pantone kleurnormen en zijn quadri equivalenten beschrijven de toegelaten kleuren (Small, Large) of aanbevelingen (Large+) als achtergrondkleur in de adresseerzone buiten de witte kleur.
Raadpleeg hier de kleuren toegelaten in de adresseerzone.

Adressering

Een goed adres is een adres dat duidelijk leesbaar is, compleet, correct en dat geen verwarring veroorzaakt. Het toepassen van deze simpele aanbevelingen optimaliseert de kwaliteit en de snelheid van sortering en uitreiking van uw zendingen. Help ons, u een betere dienst te verlenen!

Consulteer hier de volledige versie van onze gids betreffende de adressering.

Voor alle details betreffende de positionering per formaat klikt u :

  • hier voor Small Format
  • hier voor Large Format
  • hier voor Large+ Format.

De juiste post in de juiste brievenbus? Dat is gewoon een kwestie van enkele eenvoudige regeltjes toe te passen. Om uw adressen volgens de regels van de kunst op te stellen, klik hier

Klik hier om meer details te vinden betreffende onderstaande punten:

  • Contrast
  • Lettertypes
  • Formaat van de letters
  • Karakteristieken van het adresblok
    • Plaats
    • Uitlijning
    • Inclinatie
    • Interpuncties en speciale karakters
    • Cijfers

Afkortingen zijn alleen toegestaan wanneer u meer dan 50 karakters nodig hebt op één regel (spaties tussen de woorden niet inbegrepen).

Consulteer onze samenvattende tabel met algemene afkortingen, voor wegtypes en bijzonderheden voor de huisnummers hier

Voor meer details betreffende de kenmerken van de retouradressen kan u hier klikken.

Mail ID

Om de verwerking en de uitreiking van de zendingen te verbeteren, ontwikkelde bpost het Mail ID-systeem. Dit systeem is gebaseerd op barcodes en de uitwisseling van elektronische adresbestanden tussen de klant en bpost. Mail ID gebruiken is enkel mogelijk voor de afgiften onder contract voor Small, Large en Large+ zendingen.

Wilt u het herkenningspercentage van uw adressen in uw elektronisch bestand optimaliseren?

Voor bijkomende inlichtingen customer.operations@bpost.be

De sortering Ronde en sequentie V3

De sortering Ronde en sequentie is een sorteermethode voor LARGE en LARGE+ format. De voorbereiding Ronde en Sequentie bestaat uit de volgende onderdelen:

  • sorteer uw zendingen van dezelfde afgifte per sorteerplan Large Format
  • uw zendingen in directe bundels per uitreikingskantoor te voorbereiden. In elke bundel worden de zendingen gesorteerd in oplopende volgorde van de rondes en in de sequentie van de rondes.
  • of ze niet in bundels in Palletbox Mail af te geven. In dit geval worden de zendingen gerangschikt op basis van de rondes in toenemende volgorde van de sequenties (meegedeeld in het antwoordbestand van bpost).

Voorbeeld van referentiecode V3
 

Conditionering en voorsortering

Algemene conditionering

  • Wat u dient te weten i.v.m. de containers, paletten, Palletboxes en bakken: hier
  • Voor meer informatie over de voorbereiding van de Palletbox Mail, raadpleeg onze poster
  • Hoe de zendingen in de bakken schikken? hier
  • Wat u dient u te weten over het bundelen van uw zendingen: hier

De voorsorteeropties

Uw brieven:

Om meer te weten te komen betreffende formaat en lay-out van andere producten

Aankondigen en plannen van een afgifte

Om aanname van uw afgiftes zo goed mogelijk te organiseren en om een tijdige uitreiking van uw zendingen te garanderen, is het belangrijk dat u uw afgiftes in een MassPost (Hyper)Centrum aankondigt. Om dit te doen bieden wij u 2 oplossingen aan:

1. Via e-MassPost, dat helemaal gratis beschikbaar is, kan u alle mogelijke acties in verband met massale afgiften uitvoeren:

  • aankondiging van uw afgiftes
  • beheer van uw afgiftes
  • het verloop van uw afgiftes opvolgen, zelf als deze door derden verwerkt werden
  • visualisatie van uw contracten
  • het opladen van uw afgiftegegevens
  • gebruikersbeheer (intern en extern)
  • planning van uw afgiftes

Als u nog geen toegang heeft tot de e-Masspost-webapplicatie, kan u een e-MassPost-gebruikersaccount aanvragen bij uw commerciële vertegenwoordiger of bij de klantendienst via 02 201 11 11.

2. Papieren borderel gebruiken

Dit manueel ingevulde papieren borderel dient gedeponeerd te worden aan een loket van een MassPost (Hyper)Centrum om een afgiftetoelating te bekomen. U vindt een lijst met beschikbare borderellen via deze link.

Opmerkingen:

  • Sommige producten (zoals zendingen Clean Mail) mogen niet via een manueel borderel aangekondigd worden.
  • Vergeet geen afspraak te maken met uw MassPost (Hyper)Centrum.
  • Bij elke afgifte moet u steeds de volgende documenten voorleggen:
    - een afgiftetoelating of borderel
    - twee specimens (enkel voor de zendingen Direct Mail en de Pers producten)

Algemene regels voor planning van uw afgiften:

  1. Planning van uw afgiftes gebeurt exclusief via de applicatie e-MassPost
  2. Het volstaat uw afgifte aan te maken en te registreren ten laatste 5 werkdagen voor de afgifte*.

De planning van de volgende afgiftes is verplicht:

  1. Alle afgiftes van minimum 100.000 zendingen Small, 50.000 zendingen Large en Large+ dienen gepland te worden ten laatste 5 werkdagen voor de afgifte.
  2. Alle afgiften van minimum 200.000 zendingen Small of Large en Large+ dienen gepland te worden 30 kalender dagen voor de afgiftedatum via e-MassPost.

Specifieke gevallen:

  1. Aangetekende zendingen
    Afgiftes die meer dan 1.000 aangetekende zendingen bevatten dienen minstens één dag op voorhand aangekondigd te worden via e-MassPost.
  2. Distripost
    Voor meer informatie betreffende welke stappen u dient te overlopen kan u hier klikken of kan u gebruik maken van onze planningstool.
  3. bpack
    Alle afgiftes van meer dan 500 zendingen dient u 7 dagen voor afgifte te signaleren via e-MassPost applicatie of via bestand "planning van grote afgiftes".

Afgifte of afhaling

bpost beschikt over verschillende afgifte plaatsen voor uw grote volumes. Ontdek hier meer informatie betreffende onze (Hyper) MassPost center. Vergeet niet uw MassPost(Hyper)Center te verwittigen van het voorziene uur van afgifte.

Bij elke afgifte in een (Hyper)MassPost center moet u steeds de volgende stukken voorleggen:

  • Een afgiftetoelating of een afgifteborderel
  • Twee specimen (enkel voor zendingen Direct Mail of de Pers producten)

De informatie opgenomen op het aankondigingborderel dienen overeen te komen met werkelijke karakteristieken van de fysieke afgifte. Bij fouten wordt de correcte informatie weerhouden op het overzicht van afgifte.

Afgiftedatum:

Afhankelijk van uw type zending kiest u voor een bepaalde uitreikingsdatum of -periode. Deze bepaalt op zijn beurt de datum waarop u uw zendingen moet afgeven.

Uitreikingsperiodes en afgiftedata Direct Mail (voorbeeld)

Meer over afgiftedata en -tijdstippen

Afgiftetijdstip

Om de tijdige uitreiking van uw zendingen te garanderen, is het belangrijk om uw afgifte op het afgesproken uur te deponeren in een MassPost (Hyper)Centrum. Vind de afgifte-uren terug in onze Masspost gids.

Klanten met een afspraak krijgen voorrang op klanten zonder afspraak.

Procedure voor uitwisseling van conditioneringmiddelen:
Om u van een optimaal contingent van paletten, containers, bakken en zakken te voorzien, klik hier.

Betaling

U kan op de gebruikelijke manieren betalen: cash of elektronisch (beperkt tot 3000 euros per afgifte).
Onder voorbehoud van goedkeuring door onze financiële diensten, kan u een uitgestelde betaling toegekend worden (facturering).

Voor meer informatie kan u contact opnemen met onze klantendienst.

Supplementen

De regels van de MassPost Gids moeten worden nageleefd bpost stemt er in bepaalde gevallen echter mee in om uw afgifte te verwerken op voorwaarde dat u een supplement betaalt.

SupplementRedenen
OverflowAls meer dan 7,5 % van de afgifte niet is gesorteerd, dan sorteren wij dat voor u als u een supplement betaalt.
Mail ID niet herkenbaarEr kunnen verschillende problemen zijn met niet-herkende Mail ID barcodes. bpost zal contact met u opnemen om de beste oplossing te zoeken. Naargelang het probleem verzorgen wij de afgifte voor u op voorwaarde dat ze opnieuw wordt gekwalificeerd of dat u een supplement betaalt voor de niet-herkende Mail ID barcodes.
Geen retouradresOm van het Direct Mail tarief te genieten, moet het adres van de afzender en/of het retouradres op de zending staan.
Herconditionering (DM Boost en DM Intense)In bepaalde gevallen verzorgen wij voor u uw afgifte die niet is klaargemaakt volgens de normen van de MassPost Gids op voorwaarde dat u een supplement betaalt.

bpost haalt uw brieven, pakjes en aangetekende zendingen met of zonder frankering op uw werkplek op.

U kiest:

  • de frequentie van het ophalen van de post (1 tot 5 keer per week of af en toe)
  • de plaats van de afhaling
  • het tijdstip (in overleg met bpost)

De beschikbare formules:

Collect & Send

bpost haalt op uw werkplek uw reeds gefrankeerde brieven, aangetekende zendingen en/of pakketten regelmatig of soms op verzoek op.
Hier vindt u de toegestane gewicht/volumecombinaties en alle informatie over de dienst Collect & Send

Transport - Afhaling ten huize met vrachtwagen

Voor volumes die groter zijn dan de volumes die worden ondersteund door Collect & Send.
Hier vindt u meer informatie over de dienst Transport.

Collect & Stamp

bpost haalt uw ongefrankeerde brieven, aangetekende zendingen en pakketten op en beheert de verwerking, verzending en invoering in het postcircuit van uw zendingen.
Hier vindt u de toegestane gewicht/volumecombinaties en alle informatie over de dienst Collect & Stamp.

Blijf op de hoogte van wijzigingen

Schrijf u in op de nieuwsbrief en blijf op de hoogte van elke wijziging in onze MassPost Gids

Misschien heb je deze vragen nog

Met MyStamp pro maakt u een gepersonaliseerde postzegel met het logo of de naam van uw bedrijf, of een andere afbeelding.

Afhankelijk van het volume en de regelmaat van uw zendingen kan u kiezen uit 4 oplossingen:

  • Een kleine hoeveelheid post: postzegels
  • Een gemiddelde terugkerende hoeveelheid: de frankeermachine of het Port Betaald-frankeermerk
  • Een grote terugkerende hoeveelheid: het Port Betaald-frankeermerk
  • Externe frankering door bpost: Collect & Stamp

Meer informatie over de frankeermachine

Meer informatie over het Port Betaald-frankeermerk

Met Collect & Stamp laat u uw post door ons afhalen, frankeren en verzenden. Het enige wat u hoeft te doen: uw post in een zak steken. Wij doen de rest.

Collect & Stamp werkt voor:

  • Nationale en internationale post, Direct Mail inbegrepen (maar geen Distripost)
  • Aangetekende zendingen
  • Pakjes

U kan kiezen voor regelmatige afhaling (1 tot 5 keer per week) of afhaling op aanvraag. Collect & Stamp werkt het hele jaar door van maandag tot vrijdag, ook op dagen met aangepaste dienstverlening (maar niet op feestdagen).

U kan uw post 1 keer of af en toe door bpost laten afhalen. Als u geen contract hebt met bpost, kan u uw gefrankeerde post en/of pakjes laten afhalen met de dienst Collect on Demand. Dien uw aanvraag online in en betaal ze ook online. Als u dat voor 11.30 uur doet, wordt uw post dezelfde dag nog afgehaald.

De informatie die u ons moet bezorgen:

  • De achternaam, voornaam en het e-mailadres van de contactpersoon
  • De datum dat u uw post wil laten afhalen
  • De plaats waar we uw post moeten afhalen
  • Het geschatte gewicht en volume van al uw zendingen
  • Of we extra zakken moeten leveren
  • Het geschatte volume per afhaling. Wegen uw zendingen meer dan 1 000 kg of zijn ze groter dan 3 m³, neem dan contact op met onze klantendienst en vraag om onze dienst Transport in te schakelen.

Meer informatie over de dienst Transport 

Voor u QuickStamp kan gebruiken, moet u in onze eShop een Starter Kit met scanner en barcodes bestellen. Hebt u al een scanner, dan moet u uw barcodes rechtstreeks via QuickStamp bestellen. U moet ook een PayPal-account aanmaken als u er nog geen hebt. PayPal is de enige betaalmethode voor QuickStamp.

De stappen om uw aangetekende zendingen te verzenden:

  1. Meld u aan in QuickStamp en scan de barcodes die u op de zendingen zal kleven.
  2. Vul de contactgegevens van de bestemmeling in.
  3. Ga verder naar de betaling.
  4. Kleef de barcode op de zending, in de rechterbovenhoek van de enveloppe. Uw zending is nu klaar om in een Rode Brievenbus te steken of te worden afgehaald.
  5. Volg uw zending online van afgifte tot verzending. Uw afgiftebewijs wordt automatisch online in het portaal gearchiveerd. U kan dat overal bekijken, waar u ook bent.