MassPost | Préparer ou annoncer un dépôt | bpost

MassPost - Préparer ou annoncer un dépôt

MassPost

Préparer une grande quantité de courrier à déposer dans un Centre MassPost.

Si vous préparez correctement vos envois, nous pourrons les distribuer de manière plus rapide et avantageuse. Suivez les 5 étapes présentées sur cette page pour préparer vos envois à déposer et profiter du tarif le plus avantageux.

    Introduction

    Qu'appelle-t-on un dépôt de masse?

    • Dépôt de minimum 500 pièces (de type lettres) ou de minimum 20 pièces (de type paquets) à tarif dégressif
    • Envois affranchis via un port payé (PP) ou à l'aide d'une machine à affranchir

    Qu'est qu'un MassPost ?

    • Un (Hyper) Centre MassPost est un point de livraison pour vos dépôts de masse.
    • Centre MassPost : Il en existe 18 répartis dans toute la Belgique. Ils ont chacun une capacité d'accueil de maximum de 50.000 lettres Small Format ou 20.000 lettres Large/Large+ Format par dépôt.
    • Hypercentre MassPost (situé en centre de tri) : Il en existe 6 en Belgique. Ils n'ont aucune limite d'accueil du nombre d'envois. Toutefois, vous serez amené à planifier vos dépôts de plus de 100.000 envois Small Format, 50.000 envois Large ou Large+ Format.
    • Vous trouverez la liste complète de nos points de dépôt de masse ici
    • Les Hypercentres MassPost sont généralement accessibles jusqu'à 17h00 (21h00 pour certains dépôts effectués sous contrat). Consultez ici les conditions vous permettant d'effectuer un dépôt tardif au tarif standard.
    • Certains types de produits (tels que les abonnements poste ou les journaux adressés) ne peuvent être déposés que dans les (Hyper) Centres MassPost

    Conditions pour déposer en (Hyper) Centre MassPost

    • Posséder un numéro PP, ou une machine à affranchir.
    • Avoir un accord/contrat avec bpost
    • Respecter les règles du Guide MassPost en termes de quantité minimum, de conditionnement, de planning, etc.

    Guide Masspost

    Ce guide pratique vous aidera à effectuer vos dépôts de masse dans les meilleures conditions. Des envois bien préparés vous font bénéficier de tarifs plus intéressants et d'un traitement plus rapide de vos envois.(*)

    Format et mise en page

    Format Small
    Format Small
    Format Large
    Format Large
    Format Large+ (carte postale)
    Format Large+
    Format Special

    Les normes de couleurs Pantone et leur équivalent quadri définissent les couleurs acceptées (Small, Large) ou conseillées (Large+) comme couleur de fond dans la zone d’adressage en plus de la couleur blanche.

    Consulter les couleurs Pantone ici

    Adressage

    Une adresse bien libellée est une adresse lisible, complète, précise et qui ne présente aucune ambiguïté. L'application de ces quelques recommandations très simples optimise davantage la qualité et la rapidité du tri et de la distribution de vos envois. Aidez-nous à mieux vous servir!

    Consultez le guide complet sur l'adressage ici

    Pour tout détail lié à la position de l'adresse par format, consultez notre guide Masspost:

    • Ici pour le format Small
    • Ici pour le format Large
    • Ici pour le format Large+

    Pour bien rédiger vos adresses selon les règles de l'art, cliquez ici

    Pour trouver les détails des points ci-dessous, cliquez ici

    • Contraste
    • Police de caractère
    • Taille de la police
    • Caractéristiques du bloc adresse
      • Espace
      • Alignement
      • Inclinaison
      • Ponctuation et caractères spéciaux
      • Chiffres

    Des abréviations peuvent uniquement être utilisées lorsque le nombre de caractères par ligne (espaces entre les mots non compris) dépasse 50 caractères.

    Retrouvez le tableau récapitulatif des abréviations et les spécificités pour les numéros de bâtiments ici

    Retrouvez les caractéristiques et le positionnement de l'adresse retour ici

    Mail ID

    Afin d'améliorer le traitement et la distribution de vos envois, bpost a développé la technologie Mail ID. Elle repose sur l'utilisation de codes-barres et sur l'échange de fichiers électroniques d'adresses entre le client et bpost. Le recours à Mail ID n'est possible que pour les dépôts effectués sous contrat pour vos envois Small, Large et Large+ Format.

    Envie d'optimiser le taux de reconnaissance de vos adresses contenues dans votre fichier électronique?

    Pour tout renseignement complémentaire : customer.operations@bpost.be

    Tri par Tournée et séquence V3

    Le tri par tournée et séquence est un mode de tri utilisé pour les formats LARGE et LARGE+. La préparation par Tournée et séquence consiste à

    • trier vos envois d'un même dépôt par plan de tri Large Format
    • conditionner vos envois sous forme de liasses directes par bureau distributeur. Dans chaque liasse, les envois sont triés par ordre croissant des tournées et dans la séquence de celle-ci.
    • ou les déposer non-enliassés en Palletbox Mail. Dans ce cas les envois sont disposés suivant les tournées facteurs en ordre croissant des séquences (communiqué dans le fichier-réponse bpost)

    Exemple de code de référence V3
     

    Conditionnement et pré-tri

    Règles générales de conditionnement

    • Ce qu'il faut savoir sur les conteneurs, les palettes, Palletboxes et les bacs cliquez ici
    • Pour en savoir plus sur le conditionnement en Palletbox Mail, consultez notre poster
    • Comment ranger les envois dans les bacs ? cliquez ici
    • Ce qu'il faut savoir sur l'enliassage des envois cliquez ici

    Les options de pré-tri

    vos lettres :

    Pour obtenir plus de détails sur le conditionnement des autres produits, cliquez sur les liens ci-dessous :

    Planification et annonce de dépôt

    Afin d'organiser au mieux la réception de vos dépôts et ainsi garantir la distribution de vos envois dans les temps, il est nécessaire d'annoncer votre dépôt dans un (Hyper) Centre MassPost. Pour ce faire, 2 possibilités s'offrent à vous :

    1. Annoncer votre dépôt via e-MassPost :
    Grâce à cette application Internet, entièrement gratuite, vous pouvez annoncer vos dépôts massifs et exécuter toutes les opérations suivantes :

    • l'annonce de vos dépôts
    • la gestion de vos dépôts
    • le suivi en ligne de vos dépôts, même si vous travaillez avec des tiers
    • la visualisation de vos contrats
    • le téléchargement de vos données de dépôt
    • la gestion des utilisateurs (internes et externes)
    • la planification de vos dépôts

    Si vous n'avez pas encore accès à l'application e-MassPost, vous pouvez demander un compte utilisateur e-MassPost à votre contact commercial ou en appelant le Service Centre au numéro 022/ 01 11 11.

    2. Utiliser un bordereau papier :

    Ce document papier, à remplir manuellement, doit être déposé au guichet du (Hyper)Centre MassPost afin d'obtenir une autorisation de dépôt. Vos trouverez la liste des bordereaux disponibles en suivant ce lien.

    Remarques :

    • Certains produits (tels que les envois Clean Mail) ne peuvent pas être annoncés à l'aide de ce type de bordereau.
    • N'oubliez pas de prendre rendez-vous avec votre (Hyper)Centre MassPost.
    • Lors de votre dépôt munissez-vous toujours des documents suivants :
      - un bordereau de dépôt (appelé aussi autorisation de dépôt)
      - deux spécimens (uniquement pour les envois Direct Mail et les produits Presse)

    Règles générales pour la planification de vos dépôts :

    1. La planification de vos dépôts se fait exclusivement via l'application e-MassPost
    2. Il suffit de créer et d'enregistrer votre dépôt 5 jours ouvrables avant le dépôt*.

    La planification des dépôts suivants est obligatoire :

    1. Dépôt volumineux d'envois adressés
      Tout dépôt de minimum 100.000 envois de format Small, 50.000 envois de format Large et Large+ doit être planifié au minimum 5 jours ouvrables avant le dépôt.
    2. Tout dépôt de minimum 200.000 envois de format Small ou Large et Large+ doit être planifié 30 jours calendrier avant la date du dépôt via e-MassPost.

    Cas particuliers :

    1. Recommandés
      Les dépôts comportant plus de 1.000 envois recommandés doivent être annoncés par e-MassPost au moins un jour à l'avance.
    2. Distripost
      Pour plus d'information sur la marche à suivre, cliquez ici ou procédez à votre planification via notre outil en ligne.
    3. bpack
      Tout dépôt supérieur à 500 paquets doit être signalé 7 jours avant la date de dépôt effective via l'application e-MassPost ou grâce au fichier "planning des dépôts volumineux".

    Dépôt ou enlèvement

    bpost possède de nombreux points de dépôt pour vos envois de masse. Découvrez les informations relatives aux (Hyper)Centres MassPost ici. N'oubliez pas de prévenir votre (Hyper)Centre MassPost de l'heure de livraison attendue de votre dépôt.

    Tout dépôt effectué dans un (Hyper) Centre MassPost doit toujours être accompagné des documents suivants:

    • une autorisation (ou un bordereau) de dépôt
    • deux spécimens (uniquement pour les envois Direct Mail et les produits Presse)

    Les informations reprises dans le bordereau d'annonce doivent correspondre aux caractéristiques réelles du dépôt physique. En cas d'erreur, le résumé de dépôt reprendra les informations correctes.

    Il existe 3 types de dépôts :

    Selon votre type d'envoi, vous choisissez une certaine date ou période de distribution. Celle-ci déterminera à son tour la date à laquelle vous devez déposer vos envois.

    Périodes de distribution et date de dépôt Direct Mail (exemple)

    Plus d'informations sur les dates et heures de dépôt

    Dépôt et heures de dépôt

    Afin de garantir la distribution de vos envois dans les temps, il est nécessaire d'effectuer le dépôt à l'heure convenue dans le (Hyper) Centre MassPost. Retrouvez les horaires de dépôt dans notre guide Masspost

    Les clients ayant pris rendez-vous sont prioritaires par rapport aux clients n'ayant pas pris rendez-vous

    Procédure d'échange des moyens de conditionnement :
    Pour vous assurer un contingent optimal de vos palettes, containers, bacs et sacs, consultez la procédure dans notre guide Masspost ici

    Paiement

    Les moyens de paiement traditionnels sont à votre disposition : le paiement cash (limité à 3000 euros par dépôt) et les paiements électroniques.
    Sous réserve d'approbation par nos services financiers, un délai de paiement peut aussi vous être octroyé (facturation).

    Pour plus d'informations, vous pouvez contacter notre Service Centre.

    Compléments

    Les règles du Guide MassPost doivent être respectées. Cependant dans certains cas, bpost accepte de traiter votre dépôt moyennant la facturation d’un supplément.

    SupplémentRaisons
    OverflowSi la partie non triée du dépôt est supérieure à 7,5 %, nous trions celle-ci pour vous moyennant un supplément.
    Mail-ID non reconnuDifférents problèmes de Mail ID non reconnus peuvent se présenter. Vous serez contacté par bpost afin de trouver la meilleure solution. Selon les cas, votre dépôt sera pris en charge moyennant une requalification ou un supplément Mail-ID non reconnu.
    Pas d’adresse retourL’adresse expéditeur et/ou retour sur l’envoi sont obligatoires pour bénéficier du tarif Direct Mail.
    Reconditionnement (DM Boost et DM Intense)Dans certains cas, nous prenons en charge votre dépôt non conforme aux normes de conditionnement du Guide MassPost moyennant un supplément.

    bpost vient chercher vos lettres, vos paquets et vos envois recommandés affranchis ou non affranchis sur votre lieu de travail.

    Vous choisissez :

    • la fréquence de l’enlèvement du courrier (de 1 à 5 fois par semaine ou de manière occasionnelle)
    • le lieu de l’enlèvement
    • la tranche horaire de l’enlèvement (en concertation avec bpost)

    Les formules disponibles :

    Collect & Send

    bpost enlève vos lettres, envois recommandés et paquets déjà affranchis sur votre lieu de travail à une fréquence régulière ou occasionnellement à la demande.
    Retrouvez les combinaisons poids/volume autorisées et toutes les informations sur le service Collect & Send ici.

    Transport - Enlèvement par camion

    Pour les volumes supérieurs à ceux pris en charge par Collect & Send. Obtenez plus d’information sur le service Transport ici.

    Collect & Stamp

    bpost enlève vos lettres, envois recommandés et paquets non affranchis et gère le traitement, l’affranchissement et l’introduction dans le circuit postal de vos envois.
    Retrouvez les combinaisons poids/volume autorisées et toutes les informations sur le service Collect & Stamp ici.

    Restez au courant des changements

    Nous mettons régulièrement à jour le guide MassPost. Inscrivez-vous à la newsletter pour rester au courant de chaque changement.

    D'autres questions ?

    En fonction du volume et de la régularité de vos envois, vous pouvez opter pour les solutions suivantes :

    • Pour un petit volume de courrier : les timbres ;
    • Pour un volume moyen mais récurrent : la machine à affranchir ou la marque Port Payé ;
    • Pour un gros volume récurrent : la marque Port Payé ;
    • Pour un affranchissement externe, par bpost : Collect & Stamp.

    Plus d'infos sur la machine à affranchir 

    Plus d'infos sur la marque Port Payé

     

    Vous avez 3 possibilités :

    1. À l'aide de la marque d'affranchissement Port Payé (pour les envois en nombre).
    2. À l'aide d'une machine à affranchir.
    3. À l'aide de Timbres.

    Plus d'infos sur le Port Payé

    Téléchargez le Guide sur la Machine à Affranchir  

    La solution idéale dépendra du nombre de recommandés que vous envoyez :

    • Si vous envoyez moins de 500 pièces : utilisez des listes plutôt que des récépissés individuels. Vous pouvez soit imprimer sur des listes de bpost (208), soit créer vos propres listes et coller les codes-barres mis à disposition sur les listes 203. Vous pouvez commander ces listes en ligne ou les demander dans un Bureau de Poste.
    • Si vous envoyez plus de 500 pièces : faites appel à un routeur, utilisez Collect & Stamp ou implémentez l'algorithme de création de codes-barres dans vos propres systèmes IT. Trouvez dans notre manuel toute l'information nécessaire pour créer l'algorithme.

    Vers le manuel d’impression des codes-barres 

    Voulez-vous contester une facture? Faites-le nous savoir via le formulaire en ligne en bas de cette page.

    Avant de pouvoir utiliser QuickStamp, il vous faut commander sur notre eShop un Starter Kit comprenant un scanner et des codes-barres. Si vous avez déjà un scanner, vous devrez commander des codes-barres directement via QuickStamp. Il faudra également vous créer un compte PayPal, si vous n'en avez pas encore (seul moyen de paiement pour QuickStamp).

    Ensuite, voici les étapes pour l'envoi de vos Recommandés :

    1. Connectez-vous à QuickStamp et scannez le code-barres qui va être collé sur l'envoi.
    2. Introduisez les coordonnées du destinataire.
    3. Procédez au paiement.
    4. Collez le code-barres sur l'envoi (dans le coin supérieur droit de l’enveloppe). Il est prêt à être déposé dans une Boîte aux lettres rouge ou à être enlevé.
    5. Suivez votre envoi en ligne, du dépôt à la distribution. Votre preuve de dépôt est automatiquement archivée sur le portail, au format électronique. Vous pouvez la consulter où que vous soyez.