• Le Data Processing Agreement (DPA), ou contrat de traitement des données, définit les modalités relatives au traitement et à la protection des données à caractère personnel et fait partie intégrante de votre contrat pour ce service.
• Tous les transferts de données sont réalisés conformément aux exigences du RGPD et aux normes de sécurité en vigueur.
• Le traitement numérique de vos envois est assuré par notre sous-traitant certifié ISO 27001, qui répond aux plus hauts standards de sécurité.
• Les documents numériques ne restent disponibles en ligne que temporairement, pendant 60 ou 90 jours selon la formule choisie, avant d'être automatiquement supprimés.
• Notre Scanning Factory est une zone sécurisée équipée d'un contrôle d'accès, d'une surveillance par caméras et d'un système de protection incendie relié à une centrale d'alarme. Seul le personnel autorisé y a accès.
• Tous les collaborateurs de Bpost ainsi que les intervenants externes adhèrent à un code de conduite garantissant un traitement rigoureux et confidentiel de tous les envois, ordinaires comme recommandés.
• Les courriers physiques sont détruits de manière sécurisée, confidentielle et définitive par des prestataires spécialisés à l'issue de la période de conservation.

• Consulter et traiter les courriers sous forme de documents PDF numérisés.
• Gérer les utilisateurs via un compte administrateur permettant de créer de nouveaux utilisateurs.
• Attribuer en toute sécurité des copies numériques à d'autres utilisateurs pour traitement.
• Télécharger les copies numériques afin de les transmettre en interne par e-mail et d’en assurer le suivi.
• Consulter les courriers numériques pendant une période prédéfinie de 60 ou 90 jours, selon la formule choisie, avant leur suppression automatique.
• Consulter des rapports allant de vues d'ensemble standard à des analyses plus approfondies, adaptés à la formule choisie.

Une procuration est nécessaire lorsqu'une autre personne réceptionne votre courrier. Dans le cadre de la numérisation de votre courrier entrant, celui-ci est réceptionné par notre centre de numérisation afin de pouvoir être traité.

Lorsque le courrier est réceptionné par un collaborateur, un partenaire ou un représentant plutôt que par le titulaire lui-même, bpost doit pouvoir vérifier que cette personne est dûment autorisée.

bpost s'occupe de la mise en place complète du service, de la réception à la numérisation de votre courrier entrant.

La seule démarche requise de votre part est la demande d'une procuration postale pour chaque adresse de distribution dont le courrier doit être réexpédié.

Plus d'informations concernant la demande de procuration sont disponibles ici.