Recevez votre courrier entrant numérisé | bpost

Scanning

Scanning

Recevez votre courrier entrant en version numérisée et simplifiez la gestion de vos documents

  • Recevez les données dont vous avez besoin en version numérisée
  • Économisez des frais de traitement manuel
  • Accélérez vos processus internes
  • Pour l'archivage, les contrats, les factures, etc.

Comment fonctionne le Scanning ?

1.
Envoyez-nous vos archives ou votre courrier entrant

Vous nous fournissez l'archive papier ou le courrier entrant que vous souhaitez numériser via le Service de Transfert ou un transport spécial. Ou faites-le nous directement parvenir via une boîte postale.

2.
Nous numérisons vos documents

Nous trions et numérisons les documents et collectons toutes les données dont vous avez besoin par le biais d'une reconnaissance manuelle et automatique.

3.
Vous recevez toutes les données numérisées

Nous vous envoyons un fichier clairement structuré avec toutes les données dont vous avez besoin. De façon quotidienne, hebdomadaire ou mensuelle, dans un format numérique adapté à votre mode de travail.

4.
Destruction et archivage sécurisés

Nous détruisons ou archivons les documents papier et vous fournissons les versions numériques. Si vous le souhaitez, nous vous aidons à construire une archive numérique, afin que vous puissiez toujours consulter vos documents en quelques clics.

5.
Facturation mensuelle

Chaque mois, vous recevez une facture détaillée pour les documents que nous avons numérisés.

Combien coûte le Scanning ?

 

Le tarif pour la numérisation de vos archives ou courrier entrant dépend notamment du nombre de documents, de la manière dont vous nous fournissez les documents et de la quantité et du type de données que nous extrayons de vos documents.

Mes documents et données sont-ils en sécurité ?

La sécurité de vos informations (numériques) est garantie à différents niveaux :

  • Notre environnement de production dispose d'un système de badges, de caméras de surveillance et de protection incendie liés à une centrale d'alarme
  • La confidentialité et la sécurité de vos données sont surveillées au moyen d'une matrice d'autorisation, intégrée aux applications et systèmes sous-jacents
  • Les transferts de données ont lieu conformément aux critères de sécurité liés au RGPD

D'autres questions ?

L'espace de scanning est une zone sécurisée : l'accès est limité au personnel disposant de badges et l'espace est équipé de caméras de surveillance. L'archivage en ligne est sécurisé et très limité dans le temps. Si vous souhaitez que nous vous contactions pour une proposition sans engagement, veuillez laisser vos coordonnées en utilisant le formulaire en ligne ci-dessous.

bpost propose une solution de scanning de votre courrier. Nous réceptionnons votre courrier et le transformons en fichiers électroniques que nous vous livrons.

Si vous souhaitez que nous vous contactions pour une proposition sans engagement, veuillez laisser vos coordonnées en utilisant le formulaire en ligne ci-dessous.

 

Voici les différentes étapes de la procédure :

1. Réception des documents ;

2. Tri et préparation ;

3. Scanning et extraction de données (OCR & Validation) ;

4. Transformation ;

5. Livraison sécurisée (sFTP) du fichier numérique, selon des modalités, formats (pdf, jpeg, xml…) et délais de livraison définis en concertation avec vous. Généralement, le scan et la livraison numérique se font le jour même de la réception du courrier ;

6. Archivage : nous proposons des solutions d'archivage à court, moyen et long terme. Nous pouvons également nous charger d'une destruction sécurisée, ou encore vous livrer (à terme) le courrier papier.

Si vous souhaitez que nous vous contactions pour une proposition sans engagement, veuillez laisser vos coordonnées en utilisant le formulaire en ligne ci-dessous.

Pour plus d'informations sur le Service de Scanning, veuillez remplir le formulaire en bas de cette page. De cette façon, nous avons immédiatement toutes les données pour traiter facilement votre demande

Nous vous envoyons un reporting de tous les documents scannés, à la fréquence de votre choix.

Si vous souhaitez que nous vous contactions pour une proposition sans engagement, veuillez laisser vos coordonnées en utilisant le formulaire en ligne ci-dessous.

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