• De Data Processing Agreement (DPA) of Gegevensverwerkingsovereenkomst legt de afspraken vast rond de verwerking en bescherming van persoonsgegevens en maakt integraal deel uit van uw overeenkomst voor deze dienst.
• Alle datatransfers verlopen conform de GDPR-vereisten en de geldende veiligheidsnormen.
• De digitale verwerking van uw zendingen gebeurt door onze ISO 27001-gecertificeerde onderaannemer die voldoet aan de hoogste beveiligingsstandaarden.
• Digitale documenten zijn slechts tijdelijk online beschikbaar, gedurende 60 of 90 dagen afhankelijk van de gekozen bundel, waarna ze automatisch worden verwijderd.
• Onze Scanning Factory is een beveiligde zone met toegangscontrole, camerabewaking en brandbeveiliging gekoppeld aan een alarmcentrale. Enkel geautoriseerd personeel heeft toegang.
• Alle Bpost medewerkers en externe krachten onderschrijven een gedragscode die een zorgvuldige en vertrouwelijke behandeling van alle zendingen, standaard en aangetekend, garandeert.
• Fysieke poststukken worden na de retentieperiode veilig, vertrouwelijk en definitief vernietigd door gespecialiseerde derden.

• Poststukken consulteren en behandelen onder de vorm van gescande pdf-documenten.
• Gebruikers beheren via een beheerdersaccount waarmee nieuwe gebruikers kunnen worden aangemaakt.
• Digitale kopieën veilig toewijzen aan andere gebruikers voor verdere behandeling.
• Digitale kopieën downloaden om ze intern via e-mail door te sturen voor verdere opvolging.
• Digitale poststukken raadplegen gedurende een vooraf gedefinieerde periode van 60 of 90 dagen, afhankelijk van de gekozen bundel, waarna ze automatisch worden verwijderd.
• Rapporten raadplegen die variëren van standaardoverzichten tot meer uitgebreide inzichten afhankelijk van de gekozen bundel.

Een Postvolmacht is nodig wanneer iemand anders uw post in ontvangst mag nemen. Bij het onderschrijven van deze dienst voor digitalisatie van uw inkomende post, wordt uw post door de Scanning Factory in ontvangst genomen om er verder mee aan de slag te kunnen gaan. Als niet de titularis zelf maar dus iemand anders de post in ontvangst neemt, moet Bpost kunnen controleren dat die persoon daarvoor gemachtigd is.

Bpost verzorgt het opzetten van deze dienst, van ontvangst van uw inkomende post tot digitalisatie. De enige inspanning die van u verwacht wordt, is het aanvragen van een Postvolmacht per uitreikingsadres waarvoor u de inkomende post wenst te laten doorsturen. Meer informatie over het aanvragen van een Postvolmacht vindt u hier.