Win tijd op je webshop-verzendingen en retourzendingen

Run je een webshop, dan is het een must om je product en merk zo sterk mogelijk in de markt te zetten. In een ideale wereld focus je je als ondernemer alleen maar daarop. In de realiteit moet je je ook bezighouden met praktische zaken voor je webshop: verpakking, verzending, retourzendingen en klantenservice. Activiteiten waar tijd en geld in kruipen.

Op deze pagina overlopen we 4 concrete taken die onlosmakelijk verbonden zijn met het runnen van een webshop en bieden we voor elke taak een aantal manieren waarop het nog efficiënter kan. Zo kan jij je focussen op wat er echt toe doet: het doen bloeien van je online zaak.

Onze oplossingen bespreken met een expert?

Stel je vraag persoonlijk aan onze expert

Klaarmaken & verzenden van je pakje

Klaarmaken & verzenden van je pakje

Je bestellingen inpakken, daar kruipt heel wat tijd in. Je moet het bestelde product klaarleggen, de juiste doos kiezen en voorzien van een adres. Misschien wil je nog een extraatje toevoegen voor je webshop-klant, zoals een snoepje of ander cadeautje, een kortingsbon of een staaltje. Soms heeft het product ook extra bescherming nodig, zoals zijdepapier of ander opvul-of beschermingsmateriaal.

Met deze 4 tips win je gegarandeerd tijd

Vink je verzendlijst af
Maak een lijst met een samenvatting van al je webshopverzendingen. Print deze lijst gebundeld uit en vink manueel af wat je al gedaan hebt.

Werk het verpakkingsproces gebundeld af
Als je elk pakje apart inpakt, verlies je meer tijd. Je werk het verpakkingsproces beter gebundeld af:

  • Vouw eerst dozen voor al je pakjes
  • Vul al je dozen
  • Vul de lege ruimtes op in alle dozen
  • Plak al je dozen dicht en kleef het verzendetiket erop

Maak meerdere verzendetiketten tegelijk aan
Als je veel pakjes tegelijk verstuurt, kan je natuurlijk beter meerdere verzendetiketten tegelijk aanmaken. De snelste manier om meerdere verzendetiketten aan te maken is via de online verzendtool van bpost. Dat doe je in 3 simpele stappen: vul de gegevens van je pakje in, vul de adresgegevens in of upload ze als csv-bestand en print je verzendetiketten. Je kan je etiketten ook laten uitprinten in een Postkantoor of PostPunt.

Laat je pakjes ophalen door bpost
Je kan je pakjes laten ophalen door bpost, op vaste dagen of op aanvraag. Dat bespaart jou een trip naar en van het postkantoor. Je kan je pakjes ook droppen in een van onze Pakjesautomaten, die zijn altijd open.

Verzend je pakjes in grote volumes?
Is je webshop al flink gegroeid en verstuur je al meer dan 1.000 pakjes per jaar? Vanaf dit volume kan je een contract afsluiten met bpost. Dat heeft heel wat voordelen:

  • Je krijgt volumekortingen
  • Voor je webshopverzendingen spaar je veel tijd uit door het verzendplatform Shipping Manager te gebruiken. Als je een contract hebt, krijg je automatisch toegang tot dit handige platform. Je maakt en print er snel verzend- en retouretiketten voor binnen- en buitenland, houdt overzicht op de status van je zendingen en betaalt alleen voor het aantal verzonden pakjes per maand.
  • Met de Shipping Manager plug-in koppel je je webshop direct aan de bpost tool. Zo kunnen klanten direct in je webshop hun favoriete verzendmethode kiezen. Bijvoorbeeld levering aan de deur, in een Pakjesautomaat, in een Afhaalpunt of in jouw winkel. Ze geven hun voorkeur aan in de check-out van je webshop. Je verzendetiketten worden bovendien automatisch aangemaakt voor al je verkochte producten.

Wil jij ook tijd en geld besparen met een contract?

Laat al je logistieke zorgen over aan Active Ants
Verzend je meer dan 100 pakjes per maand? En heb je echt geen tijd of zin om de pakjes van je webwinkel zelf te verzenden en retours af te handelen? Je kan je logistiek uitbesteden, bijvoorbeeld aan het bedrijf Active Ants. Orderpicking, inpakken, verzenden en retourzendingen, de robots doen het allemaal voor jou. Ja, je leest het goed, robots.

Active Ants doet namelijk aan hightech geautomatiseerd stockbeheer. Dat betekent dat de Worker-Ant, de Carry-Ant en de Packing-Ant voor jou aan de slag gaan.

Benieuwd hoe zo’n robot eruitziet?

Verzending & retours

Verzending & retours

Er kruipt niet alleen veel tijd in het verpakken en verzenden van je bestellingen, ook in het afhandelen van retourzendingen. Met onze tips win je heel wat tijd:

Vermijd retours
De meest voor de hand liggende tip: vermijd zo veel mogelijk retours. Je kan het aantal retourzendingen verlagen door:

  • Zoveel mogelijk waardevolle informatie mee te geven op elke productpagina. Hoe meer info je je klanten geeft, hoe beter ze kunnen inschatten of ze het product willen.
  • Meerdere en duidelijke productfoto’s toe te voegen. In meer dan 20% van de gevallen sturen klanten producten retour omdat het product er anders uitziet dan op de foto’s. Zorg dus dat je klanten een duidelijk en realistisch beeld krijgen van je producten. Verkoop je bijvoorbeeld juwelen, dan laat je best ook foto’s zien van een model dat de oorbellen draagt.
  • Je klanten productreviews te laten schrijven. Zo krijgen andere klanten en jijzelf nuttige informatie. Bijvoorbeeld of bepaalde sneakers groot of klein uitvallen.
  • Je klanten te begeleiden in het aankoopproces. Stel je klanten bijvoorbeeld een aantal vragen die hen leiden naar het perfecte product.
  • Een duidelijk retourbeleid te hanteren. Zo ontlast je meteen ook je klantendienst.
  • Geen retouretiket mee te geven in de doos, maar je klant te verzoeken om een etiket aan te vragen via mail of de website.
  • Feedback te vragen aan je klanten over de reden van retour. Zo kan je in de toekomst rekening houden met deze redenen en retours vermijden.
  • Geen gratis retours aan te bieden of de verzendkosten toch aan te rekenen. Hou er wel rekening mee dat klanten bepaalde verwachtingen hebben rond retours, afhankelijk van het product dat je aanbiedt. Lees er meer over in Verpakken, verzenden en retourneren, wat vinden online shoppers nu echt belangrijk?
  • Je producten goed in te pakken en zo beschadiging tijdens verzending te voorkomen.

Voorkom schade tijdens de verzending
Het is altijd belangrijk om je pakjes correct in te pakken. Bijvoorbeeld om beschadiging te voorkomen. Als je klant een kapot artikel ontvangt, komt het natuurlijk direct retour en heb jij meer werk en minder inkomsten. We zetten nog 5 tips op een rij om beschadiging tijdens verzending te voorkomen:

  • Gebruik een stevige doos
  • Zitten er meerdere items in 1 doos, verpak deze dan apart
  • Verstuur je breekbare producten, gebruik dan een doos met een dubbele wand
  • Vul lege ruimtes in de doos op, zodat de items niet kunnen verschuiven
  • Gebruik stevige plakband om de doos af te sluiten

Gebruik bij de verpakking een doos waarvan de grootte past bij deze van je product en die een goede bescherming biedt. Zo vermijd je retours wegens schade, die je tijd en geld kosten. Een correcte verpakking bespaart je bovendien een toeslag. En dat is eigenlijk de logica zelve, want waarom zou je nu een pen in een grote doos versturen?

Activeer de juiste tools in je webshopplatform

Activeer de juiste tools in je webshopplatform

Wil je liefst wat taken uit handen geven? Als je webshop draait op een geavanceerder webshopplatform dat gecombineerd kan worden met meer apps, kan je tijdbesparende tools activeren. Een geïntegreerde social mediaplanner bijvoorbeeld, waarmee je in één keer en op één plek al je content kan klaarzetten en publiceren, voor alle kanalen en voor verschillende momenten. Je kan ook eenvoudig zien welke posts het best scoren en waar je best aanpassingen doet.

Een andere tijdbesparende tool is de e-mailtool. Hiermee kan je e-mailcampagnes plannen, maken en versturen. Vanuit zo’n tool heb je een goed overzicht op de verschillende e-mailflows en kan je ook makkelijk aanpassingen doen. Verzendlijsten kan je opsplitsen, bijvoorbeeld op basis van interesses of regio. Zo kan je doelgericht e-mails versturen. Achteraf kan je eenvoudig checken welke campagne best scoorde.

Ook met een geïntegreerd kassasysteem spaar je tijd uit. Zo’n systeem is verbonden met je voorraadbeheer, waardoor je online klanten direct weten of een bepaald artikel op voorraad is. Een geïntegreerd kassasysteem kan je ook verbinden met sociale mediakanalen zoals Facebook en Instagram, en met verkoopplatformen zoals Bol en Amazon. Het voordeel is dat je bestellingen van al deze kanalen kan afhandelen op één en dezelfde plek.

Twijfel je of je nu werkt met het juiste webplatform? Of moet je er nog een kiezen en heb je twijfels? Onze e-commerce-experts maakten het overzicht al voor jou.

Klantenservice

Klantenservice

Hoe meer klanten je krijgt, hoe meer vragen je zal ontvangen. Je klantenservice zal dus moeten meegroeien met je webshop.

Het is belangrijk dat je klanten weten hoe en wanneer ze bij je terechtkunnen. Zet de openingsuren dus zeker op je website en geef ook aan op welke dagen je bereikbaar bent. Kunnen je klanten je bijvoorbeeld ook in het weekend contacteren?

Vermeld ook op je website hoelang het duurt voordat je klanten een reactie ontvangen. Zodat ze weten aan welke termijn ze zich mogen verwachten.

TIP van onze experts: klantenservice is een goede manier om je als kmo te onderscheiden van de grote online spelers. Zet maximaal in op een goede dienstverlening en sta je klanten zo goed en snel mogelijk bij. Speel deze troef zeker ook uit op al je sociale mediakanalen.

Hoe beperk je het aantal binnenkomende vragen?
Voorzie een pagina met FAQ’s. FAQ staat voor Frequently Asked Questions en is een must op elke webshop. Op deze pagina vinden klanten een antwoord op veelgestelde vragen, zodat ze jou niet direct hoeven te contacteren. Verzamel een lijst met de meest voorkomende vragen en vul deze lijst regelmatig aan, op basis van nieuwe vragen die binnenkomen. Verwijs ook naar je FAQ-pagina in de e-mails met de bestelbevestiging.

 

Hoe bouw je een goede FAQ op?

Vragen bepalen

  • Doe inspiratie op in de FAQ van je concurrenten en kijk welke vragen zij beantwoorden.
  • Denk na welke bezwaren mensen zouden kunnen hebben tegen een aankoop en neem deze weg in de FAQ. (bv. Kan ik het juweel nog laten aanpassen als het niet past?)
  • Gebruik Google Autosuggest: Als jij een vraag/zoekopdracht intypt maakt Google die af met een lijst suggesties waarop mensen regelmatig zoeken. Ook hier kan je inspiratie opdoen voor relevante vragen.
  • Voor gevorderden: heb je al Google Analytics en kan je hier een beetje mee werken? Dan kan je zelf de interne zoekfunctie op je webshop analyseren. Dingen die mensen hier vaak intypen zijn zaken waarnaar ze op zoek zijn en waarschijnlijk niet makkelijk terugvinden.

Zet alleen echt veel gestelde vragen in de FAQ, ze moet zo overzichtelijk mogelijk zijn. Op sommige vragen kan je beter antwoorden op de plek waar de klant zich de vraag stelt (bv. Wanneer een product is uitverkocht, dadelijk melding geven wanneer dit terug in stock is of de optie om je e-mailadres achter te laten als het product terug beschikbaar is)

Opbouwen en organiseren

  • Schrijf altijd vanuit het perspectief van je klant. Schrijf zoals je klanten praten en gebruik het woord “ik”. (bv. Kan ik nog ruilen als het te klein is?)
  • Maak de antwoorden kort en bondig, maar wel volledig. Verwijs niet gewoon naar een link waar de informatie achterstaat. Je kan wel een link toevoegen om achtergrond informatie te geven zodat je die niet in de FAQ moet toevoegen.
  • Als de vraag te beantwoorden is met ja of nee, begin je antwoord dan ook met ja of nee.
  • Heb je meer dan 10 vragen in je FAQ? Verdeel ze dan onder in categorieën en maak een top 5 van meest gestelde vragen.

Vindbaar maken

  • Noem de pagina altijd “FAQ” of “Veelgestelde vragen”, zodat klanten de pagina snel kunnen vinden via zoekmachines, de zoekfunctie van je website of je navigatiemenu. Je bent zo ook beter vindbaar in de Google zoekresultaten. Als je vragen en antwoorden toevoegt aan een pagina die al goed scoort in Google, kunnen deze ook direct getoond worden in de organische zoekresultaten.
  • Plaats de FAQ in de navigatiemenu van je webshop
  • Neem de FAQ ook op in de voettekst van je webshop waar hij altijd vindbaar is, ongeacht waar de klant op de website is.
  • Verwijs naar de FAQ in de bevestigingsmails van een bestelling.

Maak van je FAQ geen doodlopend straatje. Zorg ervoor dat mensen ten allen tijden terug naar je webshop of naar een contactformulier kunnen.

Updaten
Om de waarde van je FAQ te behouden kan je ze best regelmatig nakijken en updaten als je nieuwe terugkerende vragen opmerkt.

Hulp nodig bij het opstellen van je FAQ's?

Aan de slag met tools die je vooruithelpen

Aan de slag met tools die je vooruithelpen

Een inspiratiegids, een trendrapport of een FAQ die je gewoon kan copy-pasten. Met deze tools maak je het jezelf een stuk makkelijker.