Rencontre avec Inge De Wit, experte en transition numérique chez bpost, qui accompagne les institutions publiques vers une gestion documentaire plus agile.
Qu’est-ce qu’une Digital Mailroom et en quoi change-t-elle la donne pour les administrations ?
I.DW. : « Une Digital Mailroom ou Salle de courrier numérique, est un système qui numérise et automatise la réception, le tri et le traitement des documents entrants. Concrètement, cela signifie que les courriers arrivent directement sous forme numérique dans l’organisation. Ils deviennent accessibles où que l’on se trouve et à tout moment. En période de crise ou de pénurie de personnel, cette solution permet aux collaborateurs de traiter le courrier à distance, même en télétravail. »
Quels sont les principaux défis des organisations publiques en gestion documentaire aujourd’hui ?
I.DW. : « Aujourd’hui, une salle de courrier physique nécessite une présence constante sur site pour trier et distribuer les documents. Avec réduction des effectifs ou les restrictions sanitaires, cette organisation devient de plus en plus difficile à maintenir. La Digital Mailroom supprime ces contraintes géographiques et fluidifie les processus. »
Comment bpost accompagne-t-il les institutions dans cette transition ?
I.DW. : « Chez bpost, nous considérons chaque projet comme un accompagnement au changement, pas comme une simple installation technique. Nous adaptons le rythme et les outils aux besoins spécifiques de chaque organisation. Un projet de digitalisation, c’est avant tout une question de méthode et d’expérience. Nous partageons la nôtre avec nos clients pour les guider pas à pas. »
« Nous ne nous contentons pas de numériser : nous optimisons toute la chaîne, de la réception à l’archivage. »
Quelles technologies utilisez-vous pour numériser les documents ?
I.DW. : « Nous utilisons des scanners industriels capables de traiter jusqu’à 5 000 feuilles par heure. Grâce à la reconnaissance optique de caractères (OCR), les documents scannés deviennent des données exploitables, classées automatiquement ou intégrées à des logiciels métiers. L’OCR, c’est la technologie qui permet à un ordinateur de "lire" un document papier et d’en extraire les informations utiles, comme un numéro de dossier ou une adresse. »
En quoi la solution bpost se distingue-t-elle ?
I.DW. : « Notre force, c’est d’être à la fois opérateur postal et expert en logistique numérique. Nous intervenons dès la réception du courrier physique pour le convertir en données numériques, en collaboration avec un partenaire spécialisé. Nous ne nous contentons pas de numériser : nous optimisons toute la chaîne, de la réception à l’archivage. »
Quels bénéfices concrets vos clients observent-ils ?
I.DW. : « Les gains sont multiples : le traitement des documents ne dépend plus d’un lieu physique. Des rapports détaillés permettent de suivre chaque étape et les demandes des citoyens ou des agents sont traitées plus rapidement. Un service public plus réactif, c’est un service public plus efficace. »
Pouvez-vous citer un exemple de projet réussi ?
I.DW. : « Nous déployons actuellement des Digital Mailrooms pour plusieurs grandes institutions publiques, sélectionnées après des appels d’offres exigeants. Ces projets impliquent des normes strictes en matière de sécurité et de performance. Ces institutions nous font confiance pour moderniser leur gestion documentaire tout en respectant leurs contraintes. »
« L’efficacité, c’est aussi une question de simplicité »
Comment mesurez-vous l’impact de ces solutions ?
I.DW. : « Le retour sur investissement se voit dans la réduction des tâches manuelles et répétitives. Moins de temps perdu à classer des documents, c’est plus de temps pour se concentrer sur l’essentiel : le service aux citoyens. L’efficacité, c’est aussi une question de simplicité. »
Comment garantissez-vous la sécurité des documents ?
I.DW. : « Nous déployons actuellement des Digital Mailrooms pour plusieurs grandes institutions publiques, sélectionnées après des appels d’offres exigeants. Ces projets impliquent des normes strictes en matière de sécurité et de performance. Ces institutions nous font confiance pour moderniser leur gestion documentaire tout en respectant leurs contraintes. »
Vos solutions sont-elles conformes aux exigences légales ?
I.DW. : « Oui, elles respectent pleinement le cadre légal, que ce soit pour la protection des données ou les règles d’archivage. »
« Ce qui me motive, c’est de contribuer à la transformation digitale des services publics. »
Qu’est-ce qui vous passionne dans ce domaine ?
I.DW. : « Ce qui me motive, c’est de contribuer à la transformation digitale des services publics. Allier logistique et technologie pour les rendre plus agiles, c’est un défi à la fois technique et humain. Voir nos clients gagner en efficacité et en sérénité, c’est ce qui donne du sens à notre travail. »
Un conseil pour les institutions qui hésitent à se lancer ?
I.DW. : « La digitalisation n’est pas une fin en soi, mais un levier pour mieux servir les citoyens :
- En leur offrant des réponses plus rapides;
- En améliorant la transparence et la traçabilité;
- En libérant du temps pour des missions à plus forte valeur ajoutée.
Notre rôle, c’est d’éclairer leurs choix et de les accompagner sans précipitation. »
Quelles sont les clés d’une transition réussie ?
I.DW. : « Il y en a trois : une collaboration étroite entre le client et le prestataire, de la souplesse pour s’adapter aux imprévus et un suivi rigoureux du budget et des échéances. La réussite d’un projet, c’est d’abord une question de dialogue et de pragmatisme. »
Des projets de digitalisation ?
