Inge De Wit is expert digitale transformatie bij bpost. Ze begeleidt publieke instellingen naar een flexibelere en efficiëntere documentverwerking. We gingen met haar in gesprek over de impact van de digitalisering van documenten.
Wat is een Digital Mailroom en waarom is het een game changer voor overheidsdiensten?
I.DW. : “Een Digital Mailroom – een digitale postkamer – digitaliseert en automatiseert de ontvangst, het sorteren en de verwerking van inkomende documenten. Concreet: post komt meteen digitaal binnen in de organisatie. Medewerkers kunnen die documenten overal en op elk moment raadplegen. In tijden van crisis of personeelstekort maakt dit het mogelijk om post vanop afstand te verwerken, zelfs tijdens telewerk.”
Wat zijn volgens u vandaag de grootste uitdagingen bij het beheren van documentstromen?
I.DW. : “Een fysieke postkamer vraagt permanente aanwezigheid om documenten te sorteren en te verdelen. Bij kleinere teams of in tijden van crisis (bv. Corona) is dat geen evidentie. Een Digital Mailroom haalt die fysieke beperking weg (thuiswerk is mogelijk) en zorgt voor veel vlottere processen.”
Hoe ondersteunt u organisaties concreet in deze evolutie?
I.DW. : “Bij bpost zien we elk project als een transformatietraject, niet als iets puur technisch. We stemmen het tempo, de aanpak en de tools af op de specifieke noden van elke organisatie. Digitalisering vraagt vooral methode en ervaring. Die expertise delen we met onze klanten en we begeleiden hen stap voor stap.”
“We doen meer dan digitaliseren: we optimaliseren de volledige workflow: van ontvangst tot archivering.”
Welke technologieën gebruikt bpost?
I.DW. : "Dankzij OCR-technologie (Optical Character Recognition) worden gescande documenten omgezet in bruikbare, doorzoekbare data. Computers kunnen zo papieren documenten ‘lezen’ en automatisch elementen zoals dossiernummers of adressen herkennen. Die informatie kan vervolgens automatisch worden geclassificeerd, verrijkt en doorgestuurd naar de juiste backoffice-systemen, zoals boekhoudsoftware."
Wat maakt de bpost-aanpak uniek?
I.DW. : « Onze sterkte is de combinatie van postoperator en digitale logistiek. We nemen de papieren post al bij ontvangst over en digitaliseren die samen met een gespecialiseerde partner. We doen meer dan enkel scannen: we optimaliseren de volledige workflow: van ontvangst tot archivering. Wij combineren onze logistieke expertise met de technologische knowhow van onze partner, gespecialiseerd in automatisatie en digitale documentverwerking. Samen versnellen we de digitale transformatie van overheden en bedrijven. »
Welke concrete voordelen merken uw klanten na implementatie van de digitale postkamer?
I.DW. : « De grootste winst: documentverwerking hangt niet langer vast aan één locatie. Gedetailleerde rapporten geven meer inzicht in de documentstromen binnen de organisatie. Tegelijkertijd worden vragen van burgers of medewerkers sneller beantwoord. »
Kan u een voorbeeld geven van een geslaagd project dat u mee hebt begeleid?
I.DW. : « We rollen momenteel Digital Mailrooms uit bij verschillende grote publieke instellingen, na strenge aanbestedingen. Zulke projecten vragen hoge normen rond veiligheid en performantie. Die instellingen vertrouwen op ons om hun documentbeheer te moderniseren binnen hun wettelijke en operationele context. »
« Efficiëntie is vaak een kwestie van eenvoud. »
Hoe meten jullie de impact van deze oplossingen?
I.DW. : « De return on investment wordt snel duidelijk: minder manuele, repetitieve taken. Minder tijd verliezen aan sorteren of klasseren betekent meer tijd voor kerntaken en dienstverlening aan burgers. Efficiëntie is vaak een kwestie van eenvoud. »
Hoe garandeert bpost de veiligheid van gedigitaliseerde documenten?
I.DW. : « Onze processen voldoen aan de GDPR-richtlijnen en de strengste cyberbeveiligingsnormen. Databescherming is cruciaal want het vertrouwen van onze klanten hangt ervan af. »
Voldoen deze oplossingen aan alle wettelijke vereisten?
I.DW. : « Ja, volledig. Zowel qua gegevensbescherming als archivering. »
« Mijn drive? Publieke diensten begeleiden in hun digitale transformatie. »
Wat drijft u persoonlijk in dit domein?
I.DW. : « Mijn drive? Publieke diensten begeleiden in hun digitale transformatie. Logistiek en technologie combineren om die diensten wendbaarder te maken: dat is een menselijk én technische uitdaging. Onze klanten efficiënter en rustiger zien werken geeft ook gewoon voldoening. »
Welk advies geeft u aan instellingen die twijfelen?
I.DW. : « Digitalisering is geen doel op zich, maar een hefboom om burgers beter te bedienen:
- Sneller en efficiënter antwoorden
- Meer transparantie en traceerbaarheid van interne processen
- Meer tijd voor taken met echte maatschappelijke waarde
Onze rol is richting geven en begeleiden zonder te overhaasten. »
Wat zijn voor u kernelementen voor een geslaagd project?
I.DW. : « Voor mij zijn dat 3 zaken: nauwe samenwerking tussen klant en leverancier, voldoende flexibiliteit om met onverwachte zaken om te gaan én een strak budget- en deadlinebeheer. Succes hangt vooral samen met goede communicatie en gezond pragmatisme. »
Plannen om uw documentprocessen te digitaliseren?
