Ontvang inkomende post digitaal | bpost

Scanning

Scanning

Ontvang inkomende post digitaal en vereenvoudig uw documentbeheer

  • Ontvang de gegevens die u nodig heeft digitaal
  • Bespaar manuele verwerkingskosten
  • Versnel uw interne processen
  • Voor archieven, contracten, facturen, enz.

Hoe werkt het?

1.
Bezorg ons uw archief of inkomende post

U bezorgt ons het papieren archief of de inkomende post die u wilt laten digitaliseren via de Doorzenddienst, speciaal transport of laat ons deze rechtstreeks ontvangen in een postbus.

2.
Wij digitaliseren uw documenten

We sorteren en scannen de documenten en verzamelen via manuele en automatische herkenning alle gegevens die u nodig heeft.

3.
U ontvangt alle gegevens digitaal

We sturen u een overzichtelijk bestand met alle gegevens die u nodig heeft. Dagelijks, wekelijks of maandelijks, in een digitaal formaat dat past bij uw workflow.

4.
Beveiligde vernietiging en archivering

We vernietigen of archiveren de papieren documenten en bezorgen u de digitale versies. Indien u dit wenst helpen we u een digitaal archief op te bouwen zodat u documenten steeds in enkele muisklikken kan raadplegen.

5.
Maandelijks gefactureerd

U ontvangt elke maand een gedetailleerd factuur voor de door ons gedigitaliseerde documenten.

Hoeveel kost het?

Het tarief voor het digitaliseren van uw archief of inkomende post hangt o.a. af van het aantal documenten, de manier waarop u ons de documenten bezorgt en de hoeveelheid en het type gegevens dat we uit uw documenten halen.

Zijn mijn documenten en gegevens veilig?

De beveiliging van uw (digitale) informatie wordt op verschillende niveaus gewaarborgd:

  • Onze productieomgeving beschikt over een badgingsysteem, camerabewaking en brandbeveiliging gekoppeld aan een alarmcentrale
  • De confidentialiteit en veiligheid van uw gegevens worden bewaakt a.d.h.v. een autorisatiematrix, geïntegreerd in de applicaties en de achterliggende systemen
  • Datatransfers gebeuren conform de veiligheidseisen rondom GDPR

Misschien heeft u deze vragen nog

De ruimte waar we uw post scannen, is een beveiligde zone: alleen personeel met een badge mag er binnen. De ruimte is ook uitgerust met bewakingscamera's. Online archivering is een veilig proces dat niet lang duurt. Indien u wenst dat we u contacteren voor een vrijblijvend voorstel, laat dan uw gegevens achter via onderstaand online formulier.

Via de dienst Scanning ontvangen we uw post in uw plaats en zetten we ze om in elektronische bestanden die we aan u bezorgen.

Indien u wenst dat we u contacteren voor een vrijblijvend voorstel, laat dan uw gegevens achter via onderstaand online formulier.

 

De 6 stappen van het scanproces:

1. Ontvangst van uw documenten

2. Sortering en voorbereiding

3. Scanning en gegevensextractie (OCR & validatie)

4. Transformatie

5. Veilige levering (sFTP) van het digitale bestand volgens uw voorwaarden, formaten (PDF, JPEG, XML, ...) en levertijden. We scannen uw post de dag dat we hem ontvangen en bezorgen hem u digitaal.

6. Archivering: we bieden u aan om uw post voor een korte, middellange of lange tijd te archiveren. We kunnen uw papieren post ook veilig vernietigen, of ze op termijn aan u bezorgen.

Indien u wenst dat we u contacteren voor een vrijblijvend voorstel, laat dan uw gegevens achter via onderstaand online formulier.

Voor meer informatie rond Scanning vul u best het formulier in dat u onderaan deze pagina kan vinden. Zo hebben we meteen alle gegevens om je aanvraag vlot te verwerken.

U krijgt van ons rapporten van alle gescande documenten. U kiest zelf met welke regelmaat u die wil ontvangen. Indien u wenst dat we u contacteren voor een vrijblijvend voorstel, laat dan uw gegevens achter via onderstaand online formulier.

Ook interessant voor u