Elections 2024 : J’organise
Préparation de vos envois
Les expéditions dans le cadre des élections nécessitent une attention particulière. Si vous souhaitez envoyer du courrier recommandé (voir ci-dessous) ou si vous avez du courrier ordinaire, lisez les directives suivantes, surtout si vous préparez un plus grand nombre de lettres :
Lay-out et adressage adéquats
Aidez-vous de l’illustration ci-dessous et des formats pour préparer vos envois.
Dimensions
- DL: 110 x 220 mm
- US: 99 x 210 mm
- A5: 148 x 210 mm ou plus
Types de papier
Le plus important est de tenir compte du coefficient de frottement statique du papier, afin qu’il ne bloque pas les machines de tri. Différents types de papier peuvent donc être testés gratuitement.
À partir de 250 g/m², le coefficient de frottement est généralement suffisant si le papier n’est pas glacé. Ces papiers ne peuvent cependant pas être acceptés : brillant, soie, calque, transparent, vernis, laqué ou satin ainsi que toute forme de papier recyclé.
Validez gratuitement votre spécimen
bpost valide votre spécimen gratuitement avant son impression définitive.
Envoyez un email avec un PDF de votre spécimen à customer.operations@bpost.be avec comme sujet :
« Validation Spécimen lettres de convocation pour la commune X ».
Vous pouvez également envoyer votre papier pour qu'il soit testé gratuitement
Trier les convocations
Pour assurer un traitement rapide de vos convocations, suivez attentivement ces étapes :
- Tenez compte de conditions de tri pour ces convocations et de l’utilisation d’une forme de tri comme le Mail ID.
- Si vous ou votre imprimeur êtes certifiés du système Mail ID de bpost et/ou la forme de tri sorting R&S v3, suivez les règles de conditionnement et de dépôt habituelles pour ces dépôts basés sur des codes-barres et l’envoi par e-mail de fichiers d’adresses.
Vous minimisez ainsi les risques de retard et nous permettez de traiter vos envois le plus efficacement possible.
Placez vos convocations dans les bacs bleus (maximum 12 kg par bac) :
- Placées droites, avec la mention « Loi électorale » dans le coin supérieur droit.
- Avec l’affranchissement du côté opposé au porte-étiquette.
- En une seule couche (pas empilées les unes sur les autres).
- L’étiquette n’est quant à elle pas nécessaire.
Placez votre courrier dans des bacs sur palette ou dans un container bpost. Apposez une étiquette sur une palette/un container avec numérotation de ceux-ci (par ex.: 1/3 = 1ère des 3 palettes livrées).
Commandez gratuitement vos bacs bleus et vos containers dans votre Centre MassPost.
Triez alors vos lettres de convocation comme suit :
- d’abord selon le code postal
- ensuite selon le nom de la rue (alphabétique)
- ensuite selon le numéro de l’habitation
Placez vos lettres de convocation comme suit dans les bacs bleus (maximum 12 kg par bac) :
- Droites dans les bacs, avec la mention « Loi électorale » dans le coin supérieur droit
- Avec l’affranchissement du côté opposé au porte-étiquettes
- En une seule couche (pas empilées les unes sur les autres)
- L’étiquette sur le bac indique le code postal des envois placés dans le bac (1 code postal par bac).
Quand ?
La Loi électorale stipule que les électeurs doivent recevoir les lettres de convocation au plus tard 15 jours calendrier avant le jour du scrutin.
Les dépôts pré-triés selon les séquences des tournées ou avec Mail ID pourront être effectués jusqu’au mardi 21 mai, pour une distribution le 24 mai au plus tard.
En cas de dépôt d’un volume important de cartes de convocation non-triées ou à traiter manuellement, plus de temps est nécessaire au traitement. C’est pourquoi pour tout dépôt de telles convocations effectué après le 10 mai, bpost n’est plus en mesure de garantir une distribution optimale.
Où ?
De préférence : dans l’un de nos Centres MassPost.
Pour tout dépôt de plus de 50 000 unités : dans l’un de nos Hypercentres MassPost.
Comment ?
Présentez lors de votre dépôt le bordereau adéquat fourni ci-dessous (convention 222 pour le courrier convention 208 pour les envois recommandés) ainsi que le numéro PRS 4808104.
Notre équipe Customer Operations peut vous aider : customer.operations@bpost.be
Convention 222 (courrier)
TéléchargerConvention 208 (envois recommandés)
TéléchargerPréparez vos envois recommandés
- Préparez vos envois recommandés avec un code-barres unique et faites une liste de dépôt. Découvrez comment procéder.
- Gagnez du temps avec une liste de dépôt pré-imprimée avec 8 codes-barres uniques. Commandez vos listes gratuites.
- Pour une assurance supplémentaire, vous pouvez demander un accusé de réception. (Non prévu dans la franchise postale).
- Triez vos envois dans le même ordre que celui de votre liste.
- Confirmez : bpost valide votre liste de dépôt.
La convocation des présidents et/ou assistants par courrier recommandé nécessite également le message de présentation 227, le destinataire devant répondre dans les 48 heures.
Le format idéal : document A6 ou carte postale
- Le nom du citoyen et son adresse complète (un espace libre qui sera complété par le facteur).
- Le nom et l’adresse de la commune.
- Les coordonnées de contact de la commune (un numéro de téléphone, une adresse e-mail,…).
- Les heures d’ouverture pendant la période électorale.
- L’obligation (ou non) de venir chercher l’envoi en personne.
227 loi électorale fr – exemple
TéléchargerAvis 227
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