bpost

Met het SEPA ( Single Euro Payments Area ) project uniformiseert de Europese Unie de betalingsinstrumenten binnen binnen Europa.
De officiële datum van de inwerkingtreding is gekend en vindt plaats op 01-02-2014.

We kenden al de introductie van de Euro (als enige munt) en de Europese overschrijving (en de IBAN-en BIC-codes). Sinds eind 2009 is er ook de nieuwe Europese domiciliering, SEPA DIRECT DEBIT (of SDD). Resultaat hiervan zijn een aantal juridische en operationele veranderingen, zowel voor u als voor uw klanten.

Een belangrijke operationele verandering is het feit dat uw klanten hun domiciliëring niet langer met hun bank moeten regelen, maar dat u dit nu zelf rechtstreeks met hen kan doen, wat natuurlijk een aantal nieuwe operationele en administratieve taken betekent.

Naast deze overdracht van verantwoordelijkheid, kan er binnen het Europese domiciliëringssysteem een onderscheid gemaakt worden tussen professionele klanten en particuliere klanten. Het particuliere (of standaard) schema geeft de eindklant meer controle door deze tot 8 weken na betaling een eenvoudige terugbetalingsmogelijkheid te bieden bij betwisting. U kan er echter voor opteren om uw bedrijfsklanten een SEPA B2B mandaat te laten ondertekenen waar deze eenvoudige terugbetalingsoptie niet geldt. U heeft er dus alle baat bij om uw bedrijfsklanten over te schakelen naar SEPA B2B klanten indien een refundvraag van de klant een bedreiging voor uw organisatie betekent.

Het Europese domiciliëringssysteem impliceert ook voor uw klanten dat ze hun domicilieringen niet meer op een centrale locatie kunnen beheren (vandaag bij hun bank), maar dat ze specifieke procedures zullen moeten volgen per leverancier en hen individueel zullen moeten contacteren in geval van wijzigingen.

Wat gebeurt er met uw lopende domiciliëringen ?

Die kunnen gewoon verder lopen. U hoeft uw klanten enkel te notifiëren dat u overgestapt bent naar het Europese domicilieringssysteem, dat uw klant voortaan alle info of wijzigingen mbt zijn domicilieringen met u dient te regelen en dat hun domicilieringsnummer vervangen werd door een nieuwe unieke mandaat refertenummer (uniek voor uw organisatie). Indien u zich voor uw bedrijfsklanten wil veilig stellen mbt de vereenvoudigde refund optie (reeds van kracht sinds 1 april 2010), dient u deze klanten een nieuw SEPA B2B mandaat te laten ondertekenen en deze te verwerken volgens de specifieke SEPA B2B procedures (eveneens pre-registratie bij bank van de klant).

Hoe deze nieuwe SEPA-normen optimaal benutten? MET SEPA SERVICE CENTER VAN BPOST!

Details

SEPA Service Center loodst u zonder moeite door de drie stappen om te voldoen aan de SEPA normen.

bpost biedt u* :

• Gepersonaliseerde SEPA mandaten , conform de SEPA-regelgeving dat uw bedrijfsgegevens en uw logo bevat. Indien beschikbaar worden ook de gegevens van uw klanten reeds voorgedrukt op het te ondertekenen mandaat.
• Het uitwisselen van domiciliëringsmandaten rechtstreeks met uw klanten op makkelijk retourneerbaar formaat. Het domicilieringsmandaat wordt op een self-mailer document geproduceerd (voorzien van retour adres en reeds voorgefrankeerd) en samen met een begeleidend schrijven naar uw klanten gestuurd.
• Het verwerken van getekende domiciliëringen en het toekennen van een uniek SEPA-mandaat refertenummer.
• Het communiceren van het unieke mandaat refertenummer naar uw klanten inclusief één of twee kopieën van het ondertekende mandaat (één voor de klant zelf, één om bij de bank van de klant te laten pré-registreren in geval van B2B domiciliering).
• Het archiveren op elektronische manier en op papier voor een periode van 10 jaar. U kunt steeds een gearchiveerd mandaat opvragen in het geval hier specifieke nood toe is.
• Het elektronisch aanleveren van de gedigitaliseerde domiciliëringsmandaten in pdf-formaat (beeld) en mandaatgegevens in XML of csv formaat zodat u deze gemakkelijk in uw systemen kan integreren.
• Uw werknemers hebben beveiligde toegang tot het online centraal mandaatsbeheer platform waarin alle domiciliëringsmandaten van uw klanten zich bevinden.
• Uw klanten hebben beveiligde toegang tot het online centraal mandaatsbeheer platform waar ze al hun domiciliëringsmandaten, voor hun verschillende leveranciers en ongeacht hun bank, centraal kunnen raadplegen. Ze kunnen ook de domiciliëringen visualiseren en gemakkelijk eventuele aanpassingen van thuis of van op kantoor doorvoeren.
• Elke aanpassing die via het centraal mandaatsbeheer platform door uw werknemers of uw klanten wordt doorgevoerd leidt automatisch tot het conforme proces betreffende documenten en gegevensuitwisseling.

* Onze diensten variëren in functie van het type (migratie, activering, aanpassing).

Opties

• Return management - Indien documenten niet correct besteld kunnen worden, krijgt u digitaal de reden van retour toegestuurd.
• Herinneringsbrieven - Indien klanten niet reageren, wordt er x weken later automatisch een herinnering gestuurd, inclusief tot ondertekenen mandaat.
• Ontbrekende velden - Indien niet alle verplichte velden werden ingevuld op een ontvangen mandaat, wordt er automatisch een nieuw voorstel met begeleidend schrijven naar de klant gestuurd.
• 10 jaar extra archivering - U kan er uiteraard voor kiezen om langer te archiveren dan de 10 jaar die standaard in onze diensten inbegrepen is.

Tarieven

Om onze tarieven te ontvangen, kunt u contact opnemen met uw Account Manager of vul het contactformulier hiernaast in.

Bestellen

U wil een efficiënt beheer van uw domicilieringen, conform de Europese SEPA regels, en met een minimale impact op uw organisatie?

Aarzel niet om contact op te nemen met uw Account Manager of om het onderstaande formulier in te vullen. Wij bezorgen u graag meer informatie over het SEPA Service Center.